株式会社Ｃｏｓｓｙ / タブ表示プラグイン、手書き2プラグイン
目次
株式会社Ｃｏｓｓｙ様について:
同社がkintoneを導入した背景には、「質の高い支援者を育て、適切な支援を行うために必要なデータを蓄積・活用したい」という思いがあります。情報の構造化によって経験の有無を問わず誰もが働きやすい環境を整え、将来的には支援を進化させ、障がいがその人の可能性を制限しない社会の実現を目指して日々活動しています。
公式サイト：https://www.cossy.co.jp/
タブ表示プラグインの利用について:
導入目的
機能のわかりやすさに加え、公式サイトの説明やデザインに魅力を感じたこと、親しみやすい社名も後押しとなり、他社製品と比較検討した上で導入を決定しました。
導入効果
最も大きな効果は、用途の異なる複数のアプリ間で同様の情報の構造化が実現できた点です。業務ごとに異なるアプリを使っていても、画面の構成に迷うことがなくなり、直感的な操作が可能になりました。
また、タブを色分けすることで、現在どの領域の情報を開いているのかを視覚的に把握できるようになり、入力や確認時のミスも減少しています。
技術や知識の有無に関わらず、誰もがスムーズに情報を理解できる環境を整えることができました。
手書き２プラグインの利用について:
導入目的
Excelで作成した書類を印刷する際にも、プリンター設定の煩雑さやレイアウト崩れによる出力の手間が発生しており、ペーパーレス化とデジタル化が急務となっていました。
課題解決に向けて他社のメール連携型電子署名システムも比較検討しましたが、日々の面談において、その場でスマートフォンなどを活用して署名がもらえるという手軽さに惹かれ、ジョイゾーの「手書き2プラグイン」の導入を決定しました。
導入効果
電子化にあたっては事前に市へ相談を行い、電子署名での対応に同意する承諾書を、初回のみ紙で取得し、以降の書類はすべて電子サインで対応可能という了承を得た上で運用しています。
また、他社の帳票出力プラグインと連携させ、一度のサインで全ての必要書類に署名が反映される仕組みを構築し、何度も署名をもらう手間を解消しています。
これにより署名をもらう手間が解消されたうえ、印刷する紙は保護者にお渡しする分だけとなったため、紙の使用量削減とペーパーレス化を実現しています。
さらに、デジタルデータとして情報を管理することで、必要な書類を検索してすぐに呼び出せるようになり、紙の保管や確認にかかっていた業務負担が軽減されました。
kintone導入の体制や効果:
同社のkintone開発は、現場で実際に支援者として働く担当者と、代表の熱意によって推進しています。システム専任の担当者ではなく、日々現場で働く支援者だからこその視点を活かし、「現場にこんなシステムがあったら良い」という思いから、AIやJavaScriptカスタマイズを駆使して自らシステムを構築してきました。
毎週DX会議を実施し、現場から挙がった「入力の漏れがわかりにくい」等の意見を翌週には解消できるように修正するなど、現場目線での試行錯誤を繰り返しながら運用を改善しています。
この取り組みの背景には、福祉支援のデータを蓄積し、明確な情報が構造化された状態で社内共有することで、経験の浅い職員でも適切な支援を提供できる基盤にしたいという想いがあります。
今後の展望:
同社が目指しているのは、単なる業務のデジタル化ではなく、「何がどうなっていれば、誰でもその仕事ができるのか」という視点でシステムを作り上げることです。
福祉の現場では職員個人の経験や判断に頼る部分が多くありますが、「ベテランだからできる」という属人的な状態を解消し、培ってきた知識や経験をデータとして蓄積して誰もが活用できる形にしたいと考えています。
そのために、まずは全ての業務をDX化し、現場のデータを蓄積することを目指しています。そして、そのデータを「保存するだけ」で終わらせず、利用者の特性や過去の支援結果から適切な支援方法を複数提案し、データが「この人にはこういう支援が考えられます」と教えてくれるレベルまで引き上げることが目標です。
構築中の業務フローも、画面を見れば「今、何をするべきなのか」が直感的に分かり、必要な作業が迷わず進められる状態を理想としています。最終的には、誰が担当しても抜け漏れなく業務を進められ、蓄積されたデータが職員を支えることで、生まれた時間を「どうすれば支援をもっと良くできるのか」を考えるために使い、利用者一人ひとりにより良い支援を提供できる未来を描いています。
kintoneを単なる記録の場所ではなく、より良い支援を生み出す基盤として成長させ続けていく展望があります。
