大阪ガスセキュリティサービス株式会社様 / 手書き2プラグイン、タブ表示プラグイン、条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン
目次
大阪ガスセキュリティサービス株式会社について:
大阪ガスセキュリティサービス株式会社は、ホームセキュリティ「アイルス」をはじめとする各種防犯機器の設置や異常時の駆けつけ、高齢者向けの緊急通報事業など、安心・安全を支える幅広いサービスを展開しています。
大阪ガスセキュリティサービス株式会社について：https://www.oss-og.co.jp/
手書き2プラグインの利用について:
導入目的
当社では、防犯機器のメンテナンス業務を外部の協力会社に委託しています。従来は、作業完了後に紙のメンテナンス報告書へお客様から完了確認のサインをいただき、その報告書を協力会社から提出してもらう運用としていました。
しかし、紙の紛失による情報流出のリスクを危惧していたほか、持ち帰った紙のPDFスキャンやシステムへ打ち直す手間にコストがかかっていました。 社内でのDX化が進んでいる中、このメンテナンス報告業務のデジタル化ができておらずに残されている状態でした。この業務のデジタル化を成功させるためには電子サイン機能が不可欠となり、それをクリアするために本プラグインの導入を決定しました。
導入効果
導入後は、作業完了後にその場でタブレットからお客様にサインをいただき、報告書をkintone上で一元管理できるようになりました。
また、お客様にお渡しする控えは連携サービスを活用し、その場で印刷して手渡しています。 このkintone上での手書きサインを実現できたことが、メンテナンス報告書周りの業務DXを推し進めるための土台となりました。
今では現場のインフラとして定着したことで、報告の漏れや忘れがなくなり、作業の進捗可視化にも繋がるといった効果を上げています。
タブ表示プラグイン ＆ 条件付き入力制御プラグインの利用について:
導入目的
手書き2プラグインでのアプリ構築を進める中で、さらなる利便性向上の必要性を感じ、プラグインパック使い放題へ契約を変更して利用を開始しました。
アプリの利用者は自社社員や協力会社、時にはサイン時に画面を確認するお客様など多岐にわたります。それぞれリテラシーや確認すべき情報が異なるため、情報過多による視認性の低下が課題となることが予想されました。
そこで「タブ表示プラグイン」を活用し、膨大な情報をタブごとに仕分けました。お客様に見せる画面では余計な情報が見えないようにしたり、ユーザーの役割によって不要な情報が掲載されたタブは非表示にしたり等の設定を行っています。
さらに「条件付き入力制御プラグイン」によって役割ごとに必要な項目だけを見せるとともに、必須項目を設定することで協力会社からの入力漏れを防止しました。これにより、協力会社への抜け漏れ箇所の再確認といった手戻りを無くすことを目指しました。
導入効果
2つのプラグインを組み合わせることで、情報量が多くても迷わない直感的なアプリUIを構築することができました。それにより、デジタルに抵抗感のあった協力会社にも、スムーズにkintoneを活用してもらえる環境が整いました。
元々は、協力会社が当社宛ての請求書（月800件以上）を作成する際、1件ごとに異なるメンテナンス費用を手作業で確認・計算しており、毎月5時間もの膨大な時間がかかっていました。しかし、今ではボタン一つで請求書作業が完了するシステム運用が浸透し、協力会社からも「これがないと困る」と言っていただけるシステムとなっています。
社内でも多くのアプリにこの2つのプラグインが導入されており、全社、そして社内外へと広く浸透しています。
自動採番プラグインの利用について:
導入目的
当社では元々、メンテナンス案件ごとの固有の番号による管理ができていませんでした。お客様番号は存在していたものの、同じお客様先で複数回のメンテナンスが発生した際に、どの作業に対する請求や問い合わせなのかを判別しづらいという構造的な課題を抱えていました。
導入効果
「自動採番プラグイン」を導入したことで、日付と組み合わせた案件独自のメンテナンス番号をシステム的に自動生成する仕組みを構築しました。
手動で入力する手間を一切かけることなく、確実な識別番号がすべてのレコードに付与されるため、請求等の管理をスムーズに行えるようになりました。これまではお客様単位の大まかな括りで行われていたやり取りが、現在では案件ごとの個別の番号をベースにした、具体的で正確なコミュニケーションへと変化しました。
これにより、長年課題だった「ユニークな番号で管理する」というルールと文化を、社内に自然な形で完全に浸透させることに成功しました。 
kintone導入の体制や効果:
当部署では、システムのブラックボックス化を防ぎ、現場の状況変化に合わせて柔軟に変更が行えるよう、kintoneの内製化を推進しています。自分たちでアプリを作り、ノウハウや知見を社内に蓄積していくスタイルを選択しており、現在は営業技術部を中心に4名体制で内製化に対応できる人材を育成しています。
今回の導入にあたっては、7社あるメンテナンス協力会社にもkintoneを使っていただきました。現場ではデジタル化への抵抗感がありましたが、各社の状況に合わせて直感的に操作できるようアプリの設定を工夫し、1社ずつ現場へレクチャーに回りました。その結果、1ヶ月程度で全員が使いこなせるようになり、現場のインフラとして浸透しています。
現場の要望に寄り添いながら、全員が迷わず使える仕組みを自社で迅速に構築できるのも、内製化の体制があるからこその効果です。
今後の展望:
今後、属人化のリスクを防ぐため、社内で内製化に対応できるメンバーをさらに増やしていきたいと考えています。異動などがあってもシステム運用や改善が滞らないよう、メンバーが各自の業務の中でアプリ作成に挑戦しながら、部内でノウハウを蓄積する活動を進めています。
また、ジョイゾーのプラグインへの今後の要望として、2つのポイントを期待しています。ひとつは、「タブ表示プラグイン」の色の配置に迷わないよう、設定画面内で配色テンプレートを選択できるようになること。もうひとつは、現在計画中である「条件付き入力制御プラグイン」のテーブルフィールド対応への早期実現を期待しています。
