株式会社イー・アール 様 / 営業支援・承認フローシステム
目次
経緯:10拠点の情報を統合し、脱Excelを目指した
当社は、茨城、千葉、東京、埼玉、栃木、神奈川、山梨に10拠点を展開する総合警備会社です。交通誘導警備をはじめ、イベント、駐車場、店内保安、施設警備など、お客様の安全を守る幅広い警備サービスを提供しています。
kintone導入以前、社内の情報管理はExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトに依存していました。特に課題だったのが、同じ顧客情報や案件情報であるにもかかわらず、部署や用途ごとに異なるフォーマットで管理されていた点です。「同じ情報なのに複数のファイルに入力しなければならない」という二重三重の手間が発生し、情報が分散して管理が煩雑になっていました。
警備の営業面を一元管理し、効率化を図りたいと考えたのがシステム検討のきっかけです。テレビCMなどでkintoneの知名度が高く、評判も良かったことから興味を持ちました。競合サービスとも比較しましたが、ノーコードで自社に合わせて組み上げられる点や、初期投資が安価でトライ＆エラーがしやすく、スモールスタートが可能である点を評価し、kintoneの採用を決めました。
導入にあたっては、サイボウズ社からの紹介を通じてジョイゾーさんを知りました。相見積もりなどはせず、ジョイゾーさんの定額制対面開発サービス「システム39」にお願いすることにしました。
課題:データの多重入力の負荷と承認プロセスの不透明化
- Excelやスプレッドシートによる同一情報の多重管理が発生
- 10拠点に情報が分散。対面機会が少ないため、経費精算などの承認状況がブラックボックス化
- 現場の承認申請において複数の書類作成が必要となり、事務工数が肥大化
成果:営業情報の統合で申請工数を半減、場所を選ばない迅速な情報共有へ
- 顧客・案件・見積・請求管理などの営業情報をkintoneアプリで一元化
- 承認を1つのフローに統合したことで、担当者の工数が約半分に削減
- スマートフォンからの入力・確認が可能になり、外出先からの業務効率が向上
◯kintoneを導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？
最大の改善点は、情報の統合とプロセスの可視化です。ジョイゾーさんの支援を受け、営業周りのパイプライン管理（見込み客から契約に至るプロセス）、顧客/案件管理、請求管理を一通りkintoneアプリ化しました。これにより、顧客登録から案件管理、お金の管理までの一連の流れをシームレスに連携させることができました。
以前は、現場が承認を取るために複数の書類を作成する必要がありましたが、kintone導入後はこれを1つのアプリ・プロセスに統合しました。その結果、人によっては申請にかかる工数が約半分になり、空いた時間を本来の営業活動に充てられるようになりました。
また、経費精算などのワークフローもkintoneに移行しました。これまでは個別のチャットツールなどで連絡を取り合っていたため、「申請がどこで止まっているのか」「誰がボールを持っているのか」が分からなくなることが多々ありました。
現在はプロセス管理機能によって状況が可視化され、誰が止めているかが一目で分かるため、スムーズに承認が進むようになりました。krewDataやkrewDashboard、k-Reportといったプラグインや連携サービスを活用し、データの集計や帳票出力にも取り組んでいます。
今回の開発では要件定義に大きく時間を割き、苦労した部分もありました。ジョイゾーさんとの打ち合わせを通して、全体を見直しながら進めていきました。その甲斐もあり構築できたシステムでは、情報が一箇所に集まるメリットを様大きく感じています。
◯現在のkintoneの運用状況
現在は全社的にkintoneを活用しており、毎日利用しています。利用率は業務の3〜4割程度ですが、データベースの概念が分かる社員を中心に、自発的にアプリを作成し始めています。まだ片手で数えられる人数ですが、自分たちで工夫して使い始めている点は良い傾向だと考えています。
現場からは「スマートフォンから入力・確認ができるのが良い」という声が上がっており、外出先からの業務に役立っています。これまでのExcelやスプレッドシートとはインターフェースが変わるため、導入当初はなかなか移行が進まない場面もありましたが、強制的にフォーマットを切り替えることで浸透を図りました。
使い方の共有については、主幹部門の各部長が中心となり、週2回のオンライン説明会を1ヶ月間実施したり、マニュアル（画面キャプチャを用いた手順書）を作成したりして定着を支援しました。また、社内でChatGPTの有償利用をkintone導入と同時期に推奨し始めたこともあり、機能に関する不明点はGPTに質問して解決するなど、自己解決の文化も育ちつつあります。
◯ジョイゾーを選択したポイント
ジョイゾーさんを選んだ決め手は、その場でお客様の要望を形にする「対面開発」のスタイルと、技術力への信頼です。親会社からの紹介であったことも安心材料でしたが、実際に支援を受けてみて、聞いていた評判以上だと感じました。
印象的だったのは、打ち合わせの中で私たちの要望を聞きながら、その場でアプリを作り上げていくスピード感です。私たちは「システム39」を利用しましたが、担当エンジニアの田中さん、大木さんのスキルが非常に高く、私たちが話している間に画面が出来上がっていく様子には驚かされました。
特に助けられたのは、私たちの漠然とした業務の悩みを、kintoneで実現可能な「システム要件」へと的確に「翻訳」してくれた点です。krewDataなどの高度な設定を含め、私たちだけでは要件定義の段階で迷子になり、「遭難」していたかもしれません。単なるシステム構築だけでなく、kintoneの標準機能と各種プラグイン（条件付き書式、自動採番、タブ表示など）を適切に組み合わせた提案をしてくれる点も信頼できました。
kintone以上に「システム39」の満足度が高く、他社にも自信を持って紹介できるものだと感じています。
◯打ち合わせの印象
ライブ開発のスピード感に驚きました。特に、担当いただいた田中さんの画面操作の早さ/的確さがとにかくすごいです。操作を見せるだけで「お金を取れるレベル」だと、そんな風に感じました。私たちが要望を口頭で伝えると、画面共有された目の前で即座に設定に反映され、アプリが動く状態になります。
ライブ開発だからこそのスピード感と、打ち合わせが終わった後の「できた」という読後感は、他では味わえない体験でした。
◯今後のkintone利用の展望
今後は、採用関連の業務もkintoneでプラットフォーム化し、データベースとして活用していきたいと考えています。現在は営業や経費精算が中心ですが、少しずつ利用範囲を広げていく予定です。具体的には、警備を発注いただく「お客様側（営業）」の情報と、現場に向かう「警備隊員側（採用・配置）」の情報をkintone上で一本化する構想です。ここがつながれば、案件受注から隊員手配、入社手続きまで、業務の上流から下流までを一気通貫で管理でき、さらなる効率化が図れると考えています。
また、使い勝手の向上を目指して、条件付き書式プラグインで見やすく色分けしたり、タブ表示プラグインでフィールド数の多いパイプライン管理を整理したりと、工夫を進めています。社員みんながkintoneを使えるようになってくれば、さらに多様な使い方が生まれてくると期待しています。
引き続きジョイゾーさんにご相談しながら、現場と管理部門がうまく噛み合うシステム環境を育てていきたいです。
| 業務内容 | 総合警備 |
| 従業員数 | 900名（2025年12月時点） |
| 利用人数 | 50ユーザー |
| 利用部門 | 全部門 |
| 利用端末 | PC、スマートフォン |
| カスタマイズの有無 | 無 |
| プラグイン/ 連携サービス |
krewData、krewDashboard、k-Report、タブ表示プラグイン、条件付き書式プラグイン、自動採番プラグイン |
一般財団法人中国電気保安協会 様の条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、タブ表示プラグイン事例について:
一般財団法人中国電気保安協会 様はタブ表示プラグイン、条件付き書式プラグイン、自動採番プラグインをご利用いただいています。
https://service.joyzo.co.jp/case/category/service/p11856/
