サービス業
2025.12.03
株式会社朝日ビルメンテナンス /タブ表示プラグイン、PDFプレビュープラグイン / タブ表示プラグイン、PDFプレビュープラグイン
目次
株式会社朝日ビルメンテナンス 様について:
株式会社朝日ビルメンテナンス様は、1950年創業の総合ビルメンテナンス企業です。
創業75周年を迎える老舗企業として、長年にわたり安全・快適な建築空間を支え続けています。
タブ表示プラグインの利用について:
導入目的
kintoneに移行した「従業員名簿」アプリで管理項目が増加した結果、1レコードあたりの情報量が膨大になり、画面のスクロールが長大化し、入力のしづらさや情報の見落としといった「可視性の低下」が大きな課題となっていました。
また、従業員情報には機微な情報も含まれるため、職務や役割に応じて「項目ごとの閲覧制限」が必須となりましたが、kintoneの標準機能では詳細な制御ができません。
さらに、以前はExcelや紙、複数のシステムで情報が分散していたため、最新情報のメンテナンス漏れや、ワークフローで二重入力が発生するといった非効率も発生していました。
そこで、他社の人事系マスターシステムのように、情報をタブで分類し、閲覧制御も可能とするプラグインを導入することで、可視性とセキュリティを両立させ、従業員情報の管理基盤をkintoneに集約することを目指しました。
導入効果
タブ表示プラグインの導入により、複雑化していた「従業員名簿」アプリが、基本情報、家族情報、勤務状況など役割に応じて見せたい情報だけに切り替えられるようになり、画面のスクロールが大幅に削減され、可視性が向上しました。
具体的には「従業員名簿」アプリを従来1画面で縦に長くなっていた情報を、「基本情報」「家族情報」「通勤費に関すること」「面談記録」「社内履歴（アカウント管理など）」といった形にタブで分割しました。
この機能の重要な点は、単にタブで分けるだけでなく、*誰にどのタブを見せるか」*を制御できることです。タブごとにユーザーやロールに応じた閲覧制限を細かく設定できるようになったため、全社員に公開できない機密性の高い情報も、kintone上で安全に管理できるようになりました 。
例えば、「面談記録」や「管理用のアカウント情報」といった特に機微な情報が含まれるタブは、総務担当者や特定の部門長にしか表示されないように設定されており、一般の従業員は自分に関係のない情報や閲覧権限のない情報を意識することなく必要な情報だけにアクセスすることができています。
例えば、「面談記録」や「管理用のアカウント情報」といった特に機微な情報が含まれるタブは、総務担当者や特定の部門長にしか表示されないように設定されており、一般の従業員は自分に関係のない情報や閲覧権限のない情報を意識することなく必要な情報だけにアクセスすることができています。
結果として、情報の入力やメンテナンスにおける「小さいミス（ヒューマンエラー）」が軽減し、データ精度が向上しました。これにより、退職者情報などの更新漏れによる企業リスクの回避や、月末月初に集中していた業務負荷の分散、担当者への作業の属人化解消にも繋がっています。
この「タブによる適切な情報の出し分け」ができたことで、今後、人事評価や健康診断結果など、今まで管理を諦めていた情報もこのアプリに紐付け、従業員情報アプリを軸として利用範囲を大きく広げるための下地ができたと感じています。
PDFプレビュープラグインの利用について:
導入目的
「従業員名簿」アプリでは、本人確認資料、履歴書、職務経歴書といった書類を添付ファイルとしてkintoneに登録・保管しています。
しかし、社内ではこれら機密性の高い書類をPDF形式で保管していますが、kintoneの標準機能ではPDFファイルをそのままブラウザ上でプレビュー閲覧することができませんでした。
これまで、kintoneに添付された履歴書（PDF）を確認するには、
1.ファイル名をクリックしてダウンロードする
2.PCに保存されたファイルを開く
というステップが必要でした。その点を解決するために、kintoneに登録する際、わざわざPDFをJPEG形式に変換し直してからアップロードする、という二重の手間が発生しており、工数が増え負荷になっていました。
導入効果
PDFプレビュープラグインを導入したことで、PDFファイルをそのままkintoneアプリに登録するだけで、画面上でプレビュー表示・閲覧が可能になりました。
これにより、PDFからJPEGへの「変換作業」が不要になり、工数が大きく削減されました。
さらに、モバイルからもプレビューでの閲覧ができるようになったため、緊急時や出先で従業員情報の確認が必要になった際も、どこからでも上長や部門長がすぐに対応できるようになり、業務のスピードアップと利便性の向上を実現しました。
kintoneの導入効果と今後について:
kintoneの導入効果について
kintone導入以前は、従業員情報のような重要なマスターデータがExcelや紙、複数のシステムに分散し、そのメンテナンスに多大な工数がかかっていました。
特に人事情報やそれに付随する書類は、部門を跨ぐ形で利用されるため、最新情報の管理や、誰にどの情報を見せるかの制御が困難でした。
情報がkintoneに一元化・集約された結果、データの信頼性が大幅に向上し、月末月初に集中していた業務負荷の分散にもつながりました。
結果として、ヒューマンエラーによる入力ミスやメンテナンス漏れが減少し、企業リスクの回避にも貢献しています。プラグインは情報の制御やユーザビリティの向上を実現しやすくする要素として重宝しています。
今後の展望
今回のプラグインを活用した従業員名簿アプリの成功により、kintoneが同社の重要な情報基盤（マスタデータ）として機能する下地が強固になりました。
今後は、この高精度な従業員データを基軸として、さらなる活用の拡大を目指しています。
具体的には、これまで管理を諦めていた人事評価プロセスや、従業員の健康診断結果といった機微な情報もこのアプリに紐付け、他の基幹システムとの連携も視野に入れた活用を検討しています。
具体的には、これまで管理を諦めていた人事評価プロセスや、従業員の健康診断結果といった機微な情報もこのアプリに紐付け、他の基幹システムとの連携も視野に入れた活用を検討しています。
kintoneによって実現した柔軟でセキュアな情報管理体制を活かし、全社的な業務効率化と戦略的な人事管理へと一歩踏み出す計画です。
