複雑化した社員700名の承認フローを最適化　継続して伴走するシステム39

• 事業所やグループが混在する上に、金額や内容によって承認ルートが細かく枝分かれし、フローが複雑化していた
• 社員数約700名の複雑な承認フローの修正は技術的なハードルが高く、自社だけでは対応しきれそうになかった

• 複雑だった承認フローが整理され、適切な決裁フローがスムーズに実現できた
• 人事異動の際にも、プロセス管理を触らずにマスタの変更だけで対応できる内製化の目処が立った

◯システム39をリピートいただいた理由を教えてください。

本部からの承認フロー変更要望を受け、自社での修正が困難だと判断した際、ジョイゾーさんの顔が浮かびました。以前の構築で当社の業務を理解していただいていたため、話が早いと考えたのが理由です。
また、システム39はWeb会議を介して対面で画面を共有しながら一緒にシステムを作っていくスタイルであるため、私たちの意図をその場で正確に汲み取っていただけます。「私たちが想定しているものと違うものが出来上がってしまう」というリスクがない点が大きなメリットだと感じていました。
さらに、完全リモートでの開発プロセスであるため、訪問料などの余計なコストがかからず、非常にリーズナブルな料金設定であることも大きな魅力です。
今回の開発では、プロセスの流れ自体をどの経路でも同じ方法に変更し、代わりに承認経路マスタの中から承認者を都度変更できる仕組みを構築していただきました。これにより、人事異動の際にも複雑なプロセス管理を触る必要がなくなり、マスタの担当者を変更するだけで容易に管理できるようになりました。
一度開発して終わりではなく、業務や組織の変化に合わせて継続的に伴走いただくことができました。

 
◯対面（Web）での開発プロセスの印象はいかがでしたか？

システム39の対面開発は限られた時間内での勝負となるため、時間的な制約があることにプレッシャーを感じたのは事実です。今回のフロー修正は難易度が高く、プロセス管理が極めて複雑だったため、時間内に実際のテスト環境で十分にプロセスを回しきるところまで至らなかったという苦労もありました。
しかし、ズルズルと打ち合わせが長引くことなく、限られた時間に集中して一気に開発を進められたメリットの裏返しでもあったと実感しています。タイトな時間内でも、コアとなる承認経路マスタの構築を完成させる濃密な開発プロセスを体験できました。

 
◯今回のシステム構築の成果や手応えについて教えてください。

今回のフロー修正における最大の手応えは、承認プロセス自体をシンプルに統一し、承認者の管理を「承認経路マスタ」で行えるようになった点です。人事異動でメンバーが変わるタイミングがあっても、複雑なプロセス管理の設定をいじることなく、マスタの担当者を修正するだけでスムーズに対応できます。
以前はフローの変更となると私たちだけでは手が出せない状態でしたが、担当者が変わる程度であれば自社で対応できる仕組みを作っていただけました。
また、定量的な削減時間などは計測できていませんが、kintoneを導入したことにより、出張などで社外にいても、自分のところに回ってきた申請をスマートフォン等で確認し、すぐに次の承認へ回すことができるため、体感として決裁のスピードは格段に早くなっていると感じています。

◯今後のkintone利用の展望

私たちの目標としては、現在もまだ社内に残っているExcel管理や紙ベースでの業務をすべてkintoneに移行し、完全なペーパーレス化を達成したいと考えています。
また、アプリの数がどんどん増えてきているため、フォルダ分けをして分類したいです。現状はアプリがずらっと並んでいる状態なので、UIをスッキリと整理し、これから入社してくる新入社員であっても直感的に目的のアプリを探せる分かりやすい環境を作りたいと思っています。
さらに、本部からの期待でもあるChatGPTやGeminiといったAIを活用した運用にも注目しており、kintoneとAIをうまく連動させて、より業務処理を高速化・効率化させる方法を模索していきたいです。
今後も自分たちでアプリの新規開発やメンテナンスを継続していきますが、自社だけでは解決できない課題に直面した際には、再びジョイゾーさんの力を借りたいと考えています。
システム39を依頼するほどではないものの、日々の運用の中で直面する「ちょっとした困りごと」や設定の疑問などを、気軽に相談できる窓口のようなサポート環境があると、より安心して運用できるのでは、と感じています。