【kintone×教室運営】生徒・時間割の入力ミスをなくすジョイゾーのプラグイン活用術

こんにちは！
ジョイゾーのプラグインお問い合わせ担当の戀塚です。
日頃より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。

塾の運営現場では、教室や生徒の情報など管理すべきデータが山ほどあります。さらに毎日変わる時間割の管理もあり、データの扱いに苦労されている方も多いかと思います。

kintoneを使ってみたものの、以下のような「あるある」なお悩みに心当たりはないでしょうか。

「教室や生徒の管理番号を手入力していて、重複してしまった…」
「似た授業を作るたびに、生徒をひとりずつ入力し直すのが地味に大変」
「今日の参加人数を確認するのに、いちいちテーブルを開いて数えている」
「教室ごと・先生ごとの時間割が見づらい」

kintoneは自由度が高い分、標準機能だけでは細かな運用にフィットしないことがあります。
そんな時に役立つのが、ジョイゾーが提供するkintoneプラグインです！
今回は塾の運営を例に、プラグインを掛け合わせることで教育現場の課題をズバッと解決するアプリ構成をご紹介します！

3つのアプリで業務を整理する

今回作成したアプリは、以下の通りです。

教室と生徒という「変わりにくい情報」をマスタとして切り出し、日々変わりやすい「時間割」を別アプリで管理する構成です。こうすることで、情報の重複入力を防ぎやすくなります。

時間割アプリにマスタをルックアップで紐付け

時間割管理アプリには、教室マスタと生徒マスタをルックアップで紐付けています！

ルックアップ機能を使うと、時間割側では教室名や生徒名を毎回手入力する必要がありません。教室の定員や生徒の学年といったマスタ側の情報も、自動で参照できます。

つまり、マスタアプリを先に整備してから時間割アプリを組み立てることで、入力の手間とミスの両方を減らせる構成になっているのです。

1.手入力ミスゼロで重複を防ぐ！

ジョイゾーの自動採番プラグインは、レコードが登録されるたびに任意の連番や識別番号を自動で付与してくれるプラグインです。今回の構成では、大きく2つの使い方をしています。

①【全アプリ】で管理番号を自動で振る

教室マスタアプリの「教室ID」、生徒マスタアプリの「生徒番号」、時間割管理アプリの「授業ID」。
それぞれに自動採番プラグインを設定しています。

これにより番号を手入力する必要がなくなるため、重複登録や表記ゆれといった地味なミスを防げます。

②【時間割管理アプリ】で受講生徒の人数を確認！

時間割管理アプリには、その授業に参加する生徒を一覧化する「受講生徒」テーブルがあります。このテーブルの文字列一行フィールド「生徒人数」に自動採番プラグインを設定しました。
生徒が1人追加されるたびに連番が振られ、人数が把握できる仕組みです。

実はこの連番は、他のプラグインとの連携を行うための仕込みでもあります！詳しくは次の章でご紹介します。

2.「今日の参加人数」を一目で把握！

先ほどのテーブル内自動採番と組み合わせて使うのが、ジョイゾーのテーブルフィールドコピープラグインです。
本プラグインを使うことで、テーブルの最上部または最下部の値を、テーブル外のフィールドへコピーできます。

【時間割管理アプリ】で生徒数をひと目で把握

今回はこの機能を使って、参加生徒テーブルの最下部にある自動採番の値をテーブル外のフィールドへ自動コピーします。
最下部の値は、つまりその授業の「参加生徒数」です。

そのため、レコードをクリックし、テーブルの行数を数える必要がありません。
一覧画面上で「今日、このクラスは何人来るのか」がひと目で分かるようになります。

その結果、日々の人数把握や、教室ごとの集計作業にかかる負担が大きく軽減されます。

3.受講生徒の閲覧と登録が超スムーズ！

ジョイゾーのテーブル拡張プラグインは、テーブルフィールドに対し、行の並び替えや複製、テーブルの高さ固定、データのインポート/エクスポートができるプラグインです。

【時間割管理アプリ】の閲覧性がアップ！

生徒の人数が多くなると、レコードのスクロールが大変になりますよね。
そこで活躍するのが「テーブルの高さ固定」機能です！テーブルを指定した高さに収めることで、縦に長くなりがちなレコード画面が劇的に見やすくなります。

【時間割アプリ】の登録作業や操作性もアップ？！

本プラグインが便利なのは、見やすさだけではありません。
例えば、「別の授業だけど、参加する生徒はほぼ同じ」というケースにも役立ちます。

具体的には以下のような操作で効率化できます。

★ここがポイント！連携技の真骨頂

ポイントは、先ほどの自動採番との組み合わせです。
行を並び替えると、自動採番の番号もそれに合わせて自動的に振り直されます。そのため、並び替え後も参加人数のカウントが崩れることはありません！
本活用については💡こちらのブログで詳細に解説しています。ぜひご覧ください！

4.時間割が一目瞭然！自分好みにカスタマイズ！

最後にご紹介するのが、ジョイゾーのカードビュープラグインです。
本プラグインはアプリの一覧画面に表示されるレコードを様々なカード形式で表示することができるプラグインです。
表示させるフィールドやカードの色、文字色は自由にカスタマイズすることができます。

時間割を塾の運用に合わせたデザイン&視認性で

本プラグインの特長は、あらかじめ用意された複数のテンプレートから、好みのデザインを選べる点です。

色味などのカスタマイズも自由に行えるため、教室ごとにテーマカラーを変えるといった運用が可能です。、そのため、見やすさを重視した一覧画面も簡単に作れます。
なお、今回のブログでは全て「表形式」というテンプレートを選択して解説します！

kintone標準の絞り込み機能で「教室ごと」「先生ごと」の時間割をサクッと実現

表示内容の切り替えには、kintone標準の絞り込み機能を利用します。
これにより特別な設定を行うことなく、条件の組み合わせだけで目的別のビューを簡単に作成可能です。

見る人ごとに必要な情報だけを視覚的に届ける 

基となるデータは1つなので、二重管理の手間は一切かかりません。
「全員が同じアプリを使いながら、必要な情報だけを見やすいデザインで確認できる」ことで、情報共有のミスやストレスを劇的に削減できます！

 まとめ：プラグインの組み合わせで効果は何倍にも！

今回は塾業務を想定したkintoneアプリ構成として、3つのアプリと4つのプラグインの組み合わせをご紹介しました。

お得な使い放題プランや無料お試しもご用意！

実は弊社には、今回ご紹介したプラグインも含めて使い放題になるお得なプランもございます。複数のプラグインを組み合わせて業務にフィットさせたい方には、特におすすめです！

また、実際の活用イメージを掴んでいただけるよう、導入事例も公開しておりますのであわせてご覧ください。

なお、ジョイゾーのプラグインは30日間の無料お試しが可能です。

貴社のkintone環境で実際の操作感を体験し、業務が快適になる便利さを実感していただければ幸いです。

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