【自治体DX】申請から認定決定までを一気通貫！要介護認定業務の「電話・紙・日程調整の連鎖」を解消する介護保険トータルソリューション

年間数千〜万件にも及ぶ要介護認定申請。その裏で積み重なる「問い合わせ・日程調整・審査会準備」の重圧に悩んでいませんか？

高齢化の進展に伴い、自治体の介護保険課には年間数千件から、規模の大きな自治体では万単位におよぶ要介護認定の申請が提出されています。
申請が提出されると、現場では「進捗確認の電話対応」「訪問調査の日程調整」「審査会の大量印刷と運営準備」といった複数の業務が連動して動き出します。
しかし、この膨大な申請数を前に、一連のプロセスの中に「アナログな作業」が残っていると、そこが大きなボトルネックとなって業務全体が停滞してしまいます。

【進捗確認】 日々寄せられるケアマネジャーからの電話問合せ対応で、本来集中すべき業務が都度中断される。
【日程調整】 現場に出て不在がちな調査員と申請者家族との間で、電話のすれ違いが頻発する。
【審査会準備】 年間数万枚におよぶ大量の印刷、発送、会場設営と意見集約に膨大な時間と労力が削られる。

「1日も早く認定結果を出し、必要な介護サービスにつなげたい」
そう思いながらも、怒涛のように提出される申請とアナログな手作業の波に追われ、限界を感じている自治体様も多いのではないでしょうか。
そんな自治体現場の切実な課題にお応えするのが、kintoneを活用して手軽に導入できるパッケージ「ジチタイ39」の『介護保険ソリューション』です。

要介護認定の「一連の業務プロセス」を網羅する3つのシステム

「介護保険ソリューション」で実現する3つの業務改善

要介護認定業務の各プロセスにおいて、具体的にどのような業務改善と迅速化が図れるのか、3つのポイントでご紹介します。
※記事内のシステム画面に入力されているデータはすべて架空のサンプルです。

ポイント1.【要介護認定申請進捗確認システム】電話対応を激減！ケアマネジャーが24時間Webで進捗確認

基幹システムから抽出したデータをkintoneへ連携することで、介護支援事業者（ケアマネジャー）がWeb上でいつでも進捗状況（1次判定や審査会予定日など）を確認できる環境を構築します。

許可された事業者のみが安全にアクセスできる仕組みのため、個人情報の管理も安心です。
市役所の開庁時間に関係なく24時間確認できるようになるため、職員の手を止めていた電話対応が激減します。
ケアマネジャー側にとっても「いつでも進捗がわかる」ことで、結果通知後のスムーズなケアプラン作成・サービス提供へ迅速に移行できるという大きなメリットが生まれます。

ポイント2.【要介護認定訪問調査予約システム】すれ違い電話を解消！Webカレンダーで訪問調査日時を即時調整

調査可能日をオンラインカレンダー形式で表示し、申請者のご家族やケアマネジャーがスマホやPCから希望日時を選んで直接予約できる仕組みを提供します。


予約完了時には関係者へ自動でメール通知が送信され、予約情報はkintone上で一元管理されます。
訪問調査員が現場に出ていて庁内に不在であっても、折り返し電話のすれ違いや何度も日程をやり取りする手間が発生しません。
日程確定までのタイムラグを極限まで減らし、スピーディーな現地調査を可能にします。

ポイント3.【介護認定審査会開催補助システム】ペーパーレス＆リモート開催で、準備・運営負担を大幅削減

審査会に必要な資料をデジタル化し、委員が事前審査を行える仕組みを導入します。
事前にデジタル資料を確認して審査を進めておくことで、当日のリモート審査会では「意見の相違があった案件」のみに絞って重点的に審議を行うことができ、会議時間を劇的に短縮できます。

また、ペーパーレス化により長時間の資料印刷作業が不要になるだけでなく、審査会委員による「個人情報（紙資料）の紛失リスク」を根本から排除します。

さらにリモート開催に対応することで、多忙な医師や専門職である審査会委員の移動負担や、庁内の会場設営といった職員の準備負担も解消します。職員だけでなく、審査会に関わる全員の負担を軽減するシステムです。

まとめ：単なる「作業の効率化」ではない。関わるすべての人を支え、持続可能な介護保険制度を守るために

この「介護保険ソリューション」は、単に「職員の手間を省く」「紙を減らしてコストカットする」といった表面的な業務効率化のためだけに開発されたものではありません。

現場の職員、日々現場を走り回るケアマネジャー、審査を行う多忙な審査会委員の負担を減らし、介護サービスを必要としている住民やご家族へ「1日も早く、速やかに適切なサービスを届ける」こと。
それこそが、本ソリューションの根底にある思いです。

また、要介護者の身体情報や生活状況といった極めてセンシティブな情報を扱う介護保険業務において、データの安全管理は最重要課題です。
ジチタイ39は、ISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）に対応したkintoneを基盤としているため、クラウド環境下であっても国のセキュリティ基準に準拠した高い安全性のもと、重要な個人情報を安心して運用・取り扱うことができます。

超高齢化がさらに進むこれからの時代において、自治体が「持続可能な介護保険制度の仕組み」をしっかりと維持し、迅速に適切な介護サービスを住民へ届け続けるために。
業務プロセスに潜むボトルネックを解消し、地域全体で支え合える新しい介護保険業務のあり方を、ここから始めてみませんか？