バラバラの表計算ソフトや分厚いファイルによる、公用車の「手作業管理」に限界を感じていませんか？

自治体の総務課や管財課において、日々の業務に欠かせない公用車の管理。
しかし、現場の担当者を本当に悩ませているのは、車両ごとに散らばった情報のアナログな管理手法ではないでしょうか。

「車検や定期点検の期限を表計算ソフトで管理しているが、目視チェックに頼っているため車検切れが怖い」
「車検証や自賠責保険証書は紙のまま分厚いバインダーに綴じられており、いざという時探すのが一苦労」
「タイヤの交換履歴や修理記録が別の表計算ソフトのファイルに分かれていて、車両ごとの全体像がすぐに把握できない」

情報が一元管理されていないため、管理業務は煩雑を極め、担当者のデスクには常に「更新漏れがないか」という確認作業のプレッシャーが重くのしかかります。

「複数ファイルに散在する車両情報の管理から抜け出し、車検切れのリスクをなくしたい」
「運転日誌の記入や集計など、日々の細かなアナログ作業をITに不慣れな職員でも簡単にできる仕組みが欲しい」

そんな自治体担当者様のリアルな声にお応えするのが、kintoneを活用して手軽に導入できるパッケージ「ジチタイ39」の『公用車管理システム』です。

散在する情報をまとめ上げる「ちょうどいい」デジタル化の形

散在する車両情報をまとめるにはシステムの導入が有効ですが、自治体専用のシステムを一から開発（フルスクラッチ）すると、莫大なコストと期間がかかってしまいます。
また、予算化のハードルが高く、導入を断念するケースも少なくありません。
そこで今、多くの自治体で選ばれているのが、低コストかつ短納期で導入できるクラウドサービス「kintone（キントーン）」を活用したパッケージ導入です。
そんな自治体担当者様のリアルな声にお応えし、手軽に「ちょうどいいデジタル化」を実現できるのが、「ジチタイ39」の『公用車管理システム』です。

「公用車管理システム」で実現する4つの業務改善

「ジチタイ39」を導入することで、具体的にどのような業務の効率化が図れるのか、4つのポイントでご紹介します。
※記事内のシステム画面に入力されているデータはすべて架空のサンプルです。

ポイント1.車両情報を一元管理！車検証のペーパーレス化

散在していた車両情報を、「ジチタイ39」のkintone上の「車両台帳アプリ」で一元管理します。
走行距離や保険の満了日はもちろん、過去の車検履歴や、車検証・自賠責保険証書の電子ファイル（PDFや画像）まで、タブを切り替えるだけで必要な時にすぐ確認できます。
分厚いバインダーから書類を探し出す手間はもう必要ありません。

ポイント2. 車検切れを防ぐ！柔軟に設定できる自動通知機能

車検や点検の期限が近づくと、満了日の60日前や30日前など、あらかじめ設定したタイミングでkintone上やメールに自動通知が届きます。
この通知日数は、自治体ごとの運用ルールに合わせて「10日前」や「90日前」など、ユーザーが使いやすいタイミングに任意で設定変更することが可能です。
担当者の「手作業による期限チェック」に頼る必要がなくなり、見落としによる車検切れのリスクをしっかりと防ぎます。
常に安全で、それぞれの現場に最適化された車両管理体制を維持することが可能です。

ポイント3. 降車時にサクッと完了！QRコードを使った日誌のスマホ入力

日々の運転日誌の提出も、「ジチタイ39」の機能を活用することで劇的にスマートになります。
車内に貼付したQRコードをスマートフォンで読み込むだけで、車両専用の入力フォームが立ち上がります。
庁舎のPCに戻って入力する必要がなく、降車時にその場でサクッと報告が完了するため、職員の負担を軽減し、記入漏れや後追い入力を防ぎます。
このQRコードから立ち上がる専用の入力フォームを経由してデータが送信される仕組みのため、kintoneのライセンスを持たない職員でも入力が可能です。

ポイント4. 走行距離や車検日の集計・転記作業を全自動化

プラグインを活用することで、裏側の事務作業も自動化します。
職員が入力した運転日誌をもとにした走行距離の計算や、担当職員が入力した次回の車検日・点検日の車両台帳への自動転記をシステムが行います。
手作業によるデータ入力や表計算ソフトの更新作業が不要になり、管理業務が大幅に効率化されます。

まとめ：安全な車両管理と、職員の負担軽減を両立するシステムを

公用車の管理は、職員の皆様の安全を守る大切な業務です。
だからこそ、「表計算ソフトの目視チェック」や「紙の運転日誌の転記」といった負担の大きい作業はデジタル化し、無理なく確実な安全管理体制を整えることが重要です。

「ジチタイ39」の『公用車管理システム』なら、管理担当者の心理的なプレッシャーを解消し、公用車を利用する全職員が使いやすい環境をスムーズに構築できます。
また、ISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）に対応したkintoneを基盤としているため、厳格なセキュリティ基準が求められる自治体でも、車両情報や利用記録を安心して一元管理いただけます。

公用車管理の手作業をゼロにするための第一歩を、ここから始めてみませんか？