こんにちは！ ジョイゾーのプラグインお問い合わせ担当の戀塚です。 
日頃より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。

はじめに

突然ですが、kintoneを導入したものの「もっと使いやすくしたい」「現場に合ったアプリにしたい」と感じたことはありませんか？
kintoneは自由度が高い分、

「もっと操作しやすく・見やすくしたいけどどうしたら・・・」
「カスタマイズやプラグインなど、何をどう組み合わせればいいのかわからない・・・」

と感じる方も少なくありません。

>>>>>ジョイゾーではそんな方に向けてプラグインをセットでお得に活用できる「パック３」を提供しています。

>>>>>ただジョイゾーのプラグインは種類が多いため、「自分の部門にはどのプラグインが合うんだろう？」と迷われる方もいらっしゃいます。

今回ご紹介する総務向けパック３は、総務部の業務課題に合わせて選んだ３つのプラグインの組み合わせです。
実際にどんなアプリが作れるのか、総務部でよく使う３つのアプリを例にご紹介します！

そもそもジョイゾーのパック３とは？

ジョイゾーでは、kintoneをより便利に使うためのオリジナルプラグインを全30種類提供しています。

>>>>>パック３とは、そのうちパック対象となっている18種類の中から好きなプラグインを３つ選んで導入できるプランです。

嬉しいのはその価格設定。

>>>>>通常ジョイゾーのプラグインは単体購入だと月額3,900円で利用できる形ですが、パック３では２つ分の価格で３つのプラグインを使うことができます。

>>>>>「あのプラグインも気になるけど、コストが・・・」と悩んでいた方にとっても、試しやすいプランになっています
どのプラグインが自分の業務に会うか気になる方はぜひ💡公式サイトのプラグイン一覧をご覧ください。
また、価格をもっと知りたい方は💡こちらのページもご参照ください！

ジョイゾーが総務向けにおすすめパック３として18種類の中からピックアップしているのが、「タブ表示プラグイン」「手書き２プラグイン」「ドロップダウン絞り込みプラグイン」の３つのプラグインです。
それぞれのプラグインが実際の業務でどう役立つのかは、この後ご紹介します！

こんな課題、ありませんか？

本題に入る前に、総務部の業務でこんな状況に思い当たることはありませんか？

『いつでもできるちょっとした作業』だからこそ後回しにしがちですが、こうした小さなミスや手間の積み重ねが、対応品質のばらつきや情報管理のリスクにつながりかねません。

アプリ①：来客受付・入館管理(タブ表示プラグイン)

総務部の来客対応、kintoneで一元管理をしようとしたものの、こんな状態になっていませんか？

Before

>>>>>受付情報・訪問先・要件などなど・・・必要な項目をすべて追加していくと、フィールドの件数が膨大になり、画面が縦に長くなってしまいます。

>>>>>来客の担当者に入力をしてもらう欄と、総務部が入力する欄が同じ画面に混在しているため、「どこを入力すればいいの？」と来客を戸惑わせてしまうことも。

またフィールドが多いと入力ミスも起きやすくなります。

>>>>>「貸出備品の記録を忘れた」「誤って総務部の欄に書き込んでしまった」といったミスが積み重なり、結局総務部が後から確認・修正する手間が発生してしまいます。

せっかくkintoneを導入したのに「なんかうまく使えてない・・・」という状態に陥りやすいのが、この手の管理アプリの落とし穴です。

After：タブ表示プラグインを組み込んで、こう変わった！

>>>>>タブ表示プラグインを導入することで、煩雑だった画面が「同伴者情報」「ご用件について」「入館時同意事項」「退館時同意事項」「総務部入力」の５つのタブに整理されます。　

来客担当者目線では、自分が入力するべきタブだけを見ればよくなるので「どこまで書けばいいの？」という戸惑いがなくなります。
受付のたびに「ここからここまで入力してください」と案内していた手間もグッと減らせます。

総務部目線では、総務部以外に見せたくない入力欄（入館証タイプ・貸出備品・特記事項）を「総務部入力」タブにまとめることで、誤入力や情報漏れのリスクを防げます。

タブ表示のもっと嬉しい機能を紹介！

タブ表示を使うことで画面をタブごとに整理でき、より見やすい画面にすることができます。
ですが、タブ表示の便利なポイントはタブ分けだけではありません。

まず、ユーザーごとに表示するタブ・表示しないタブを制御することができます。
タブ自体が表示されなければ、担当者が誤って入力してしまう心配もありません。

また、タブが増えると「見たいタブがあるのに探すのが大変…」ということも起こりがちです。
そのような場合に備えて、ユーザーごとに初期表示するタブを設定することも可能です。

今回の設定では、総務部ユーザーがアクセスした際に「総務部入力タブ」が初期表示されるようにしています。
そのため、対象のユーザーが真っ先に確認・入力できる画面構成になっています。

ちなみに本アプリのタブカラーは💡こちらのブログで紹介している「⑦知的な印象を与えるブルーの配色」を参考にしています。
ぜひみなさんも気分や業務に合わせてカラーを設定してみてください！

このようにタブを整理するだけで画面がスッキリし、来客の印象も大きく変わります。

>>>>>「kintoneを導入したのに使いにくい・・・」という状態から、来客も総務担当者にも使いやすいアプリに生まれ変わります！

タブ表示プラグインの詳細な活用についてはぜひ💡こちらのブログをご覧ください！
「実際の活用事例が見たい！」という方は、💡こちらの事例紹介もあわせてご覧ください。

アプリ②：備品・貸出管理(ドロップダウン絞り込みプラグイン)

総務部の備品管理、こんな状況になっていませんか？

Before

「ノートPC」「ノートパソコン」「PC」・・・・同じ備品なのに人によって入力する名称がバラバラ。

>>>>>テキスト入力や自由記述で備品名を管理していると、表記揺れが発生して後々の集計や検索がうまくできない、ということはありませんか？

また備品の種類が増えてくると、「この備品、型番なんだっけ？」と台帳を確認しに行く手間も発生します。

>>>>>貸出のたびに担当者が確認・入力する作業が属人化してしまい、新しいスタッフが対応するときに「どう入力すればいいかわからない」という状況も起きやすくなります。

After:ドロップダウン絞り込みプラグインを活用して、こう変わった！

>>>>>ドロップダウン絞り込みプラグインを導入することで、部品の選択がカテゴリ→備品名→型番・サイズの3段階で絞り込めるようになります。

例えばこんなイメージです。

選択時が自動的に絞り込まれるので、担当者がゼロから入力する必要がありません。表示揺れも起きず、誰が入力しても同じ形式でデータが蓄積されていきます。

借りる人目線では、貸出備品を直感的に選べるのでストレスなく手続きが完了します。

総務部目線では、貸出・返却の記録が正確に蓄積されるため、「あの備品、今どこにあるっけ？」という確認コストが大幅に下がります。

備品管理を担当者の経験や記録に頼らず、仕組みとして標準化できるが本プラグインの一番のメリットであると言えます。

>>>>>ドロップダウン絞り込みプラグインの詳しい設定方法から導入後の活用イメージまで、この1記事でプラグインを使いこなす準備が💡こちらのブログで整います。ぜひご覧ください！
なお、具体的な事例については、💡こちらの事例紹介にて詳しく紹介しております。ぜひ合わせてご覧ください。

アプリ③：設備点検・巡回チェックリスト（手書き２プラグイン）

総務部の設備点検、こんな状況も少なくありません。

Before

kintoneで設備点検青売りを作ろうとすると、照明・空調・消化器・非常口・施錠確認・・・とチェックリストの項目の数だけでラジオボタンやチェックボックスのフィールドをひとつひとつ設定していく必要があります。項目が多いほど設定の手間がかかり、画面も縦に長くなっていまします。

また記入を行うスタッフにとっては「今まで紙でやっていたチェックリストとまったく操作感が違う」という戸惑いも生まれやすいです。

>>>>>「kintoneに入力をしてください」と案内しても、慣れるまでに時間がかかったり、入力漏れが発生したりすることも少なくありません。

さらに、紙のチェックリストで行っていた「点検者のサイン・確認者のサイン」をどうデジタル化するか、という課題も残ります。

After：手書き２プラグインで、アプリがこう変わった！

手書き２プラグインの特長は、背景画像を自由に設定できることです。

>>>>>この機能を活かして、チェックリストのデザインをそのまま背景画像として設定することで、記入を行うスタッフは画面上で直接丸をつけたりコメントを書き込んだりするだけでチェックが完了します。

紙のチェックリストとまったく同じ感覚で操作できるので、紙の業務に親しみのあったスタッフでもすぐに使いこなせます。

>>>>>また、チェックリストのフィールドを一つひとつ設定する必要がないため、アプリ作成の手間も大幅に省けます。

>>>>>
さらに、点検者サインと確認者サインの欄も手書き２プラグインで設けることで、「誰が点検して、誰が確認したか」の証跡をデジタルで残せます。
紙の保管場所も不要になり、過去の点検記録はkintoneからいつでも呼び出せます。

現場の使いやすさとデジタル化を両立できるのが、手書き２プラグインならではの強みです。

手書き２のより詳細な活用方法については💡こちらのブログをご参照ください！
また、💡実際の導入事例もご覧いただけます！ぜひあわせてご覧ください。

まとめ

今回は総務向けパック３の活用例として、以下の３つのアプリをご紹介しました。

>>>>>それぞれのアプリに共通しているのは、「kintoneで管理はできているけど、なんか使いにくい」という状態を、プラグインを組み合わせることで現場に使いやすいアプリに変えられるという点です。

パック３は18種類のプラグインの中から好きな３つを選べるプランです。今回ご紹介したのはあくまで総務部向けの活用例の一つ。

実際の活用イメージをもっと具体的に知りたい方は、弊社プラグインをご利用いただいているお客様の「導入事例」も多数公開しておりますので、ぜひあわせてご覧ください。

また、ジョイゾーのプラグインはすべて30日間の無料お試しが可能です。
「うちの会社の業務フローに合うかな？」と迷ったら、まずは無料でお試しいただき、実際の操作感を体感していただければ嬉しいです。
ご不明点等ございましたら、よくある質問をご参照ください。
よくある質問をご覧いただいても解決しない場合は、お気軽にお問い合わせください。

>>>>>また、サービスサイトの画面左下に表示されるチャットサポートからもお問い合わせいただけます。
サポート担当へリアルタイムで問い合わせることも可能ですので、ぜひご活用ください。

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