手入力を体感5分の1に。名刺情報を部署を越えて共有できる形に変えたkintone活用

• Sansanにある名刺情報をkintoneへ転記する作業が必要だったが、二重入力となるため登録が進まなかった
• 取引先の基本的な情報が部署ごとに分散し、担当者に属人化。目に見えないコストやタイムラグが生じ、行き違いから誤った対応をしてしまうこともあった
• 無償の試作やサンプル送付など、取引先マスタに登録するほどではない「案件の種」の情報が、担当者の記憶に依存したブラックボックスになっていた

• 企業・拠点情報の仮登録がボタン一つで完了するようになり、手入力の作業は体感で5分の1程度にまで短縮された
• 展示会で得た名刺の情報から案件を登録すると、開発部は試作に取りかかる際に顧客の背景情報をkintone上で自分で確認でき、出荷の段階でも住所情報がすでにあるため事務担当が出荷しやすくなった
• 拠点情報を営業ルートや発送先の確認に、人物情報を部署に合わせた提案や決裁権の有無の確認に活用できるようになった

Q&A

◯導入によってどのような業務改善が図れましたか？

2025年7月の導入から1年あまりが経ちました。企業・拠点情報の仮登録はボタン一つで完了するようになり、以前は1件あたりおよそ5分かかっていた手入力も、体感で5分の1程度になっていると思います。結局、人が打つものがなくなったことが大事で、それによって単純なミスも減りました。
具体的には、展示会で得た名刺の情報をもとに案件を登録すると、開発部は試作に取りかかる際、kintone上でその顧客の背景情報を自分で確認できます。出荷の段階でも住所情報がすでにkintone上にあるため、事務担当者が出荷しやすく、営業担当者も登録がしやすくなっています。まだ完璧ではないので、順次反映を進めているところです。
ボタン一つで入るのは必要な情報の8割程度で、適格請求書発行事業者の登録番号などSansan Data Hubにはない情報や、締め日のような当社独自の情報は今も別途入力しています。

 
◯現在のkintone運用状況について教えてください

kintoneは営業・事務・開発・役職者がアカウントを持って利用しており、社員約20名のうち3分の2程度が日常的に活用しています。製造現場は個人アカウントではなく、工場単位のアカウントで必要な情報を確認する運用です。
名刺の累積枚数はマスタで見るとおよそ6,000件です。ただ、展示会で100枚の名刺を受け取っても実際に取引先になるのは数件から数十件程度で、Sansanの情報と取引先マスタの情報はイコールではありません。最終的にはSansan側に情報を寄せたいと考えていますが、今は社内システムの運用を優先しており、取引先マスタ側で同じ会社が2件登録されてしまうこともあります。名寄せや重複のチェックはSansan側で行われるので、当社で重ねて確認することはしていません。
連携で得られた情報は、営業のさまざまな場面で使っています。例えば、拠点情報は、会社ごとの営業所や工場を把握するのに使います。営業先へのルート確認や、発送先の確認が主な場面です。人物情報は、担当者の連絡先や所属部署をもとに、部署に合わせた営業説明や、決裁権を加味した提案を組み立てるのに役立てています。
Sansan Data Hub連携プラグインでkintone側に精度の高い企業・拠点情報が入るようになったことで、他の開発パートナーとの取り組みとして、住所情報をもとに算出した拠点を地図上に表示し、営業訪問先の近隣にある取引先を把握できるようにする開発も進めています。情報がkintoneという一つの箱に集約されたことで、部署を横断した活用の土台が整ってきたと感じています。

 
◯本プラグインを選んだ理由を教えてください

もともと当社には、kintoneに名刺情報を集約したいという動機がありました。以前は、個人向けの名刺アプリからデータを移行する方法も試していました。
ただ、当時は安価なサービスを組み合わせていたこともあり、情報が一つに集約されず、何を取得してどの部分が正しいのかが分からなくなっていきました。そうした中でSansan Data Hubを知り、kintoneと連携させるという選択肢を、Sansan株式会社やkintoneの導入支援をお願いしていたパートナーからも聞く機会がありました。
導入にあたっては、自社でAPI連携を開発する案とも比較しました。正直なところ、コスト的に見合っているかは今の時点では分かりません。ですが、今回決め手となったのは、精度です。会社情報は、営業やマーケティングで使っていく資産です。精度を保つには、定期的なメンテナンスが不可欠です。当社としては、開発コスト以上に、情報の精度を重視し、もともと想定していたニーズとも合致していたことから、ジョイゾーさんが提供するSansan Data Hub連携プラグインの導入を決めました。

 
◯導入時のサポートの印象はいかがでしたか？

導入時には、想定していた動きが起きないなど、こまごまとした躓きもありました。
そのたびに、原因がSansan側にあるのか、プラグイン側にあるのか、自社側にあるのかを一つひとつ調べる必要がありましたが、ジョイゾーさんが主体的に音頭を取って進めてくれたので助かりました。アップデートの手順が分かりにくかったときも、順序立てたやり方をメールで分かりやすく案内してもらい、特に問題なく対応できています。

 
◯今後のkintone利用の展望をお聞かせください

ジョイゾーさんのサービスを足掛かりに、ようやくスタートラインに立てたところです。
現状は営業でのkintone活用がメインですが、今後はマーケティングにも広げていきたいと思っています。そういった活用までには段階があると考えており、営業情報の精度が曖昧で整理されていない状態では材料になりません。
これまでは、ヒアリングした内容や個社のニーズといった独自の情報を入れる箱がなく、業界・市場・規模感とリンクしない、点の情報を個々人が持つにとどまっていました。
最終的には、案件に案件コードを持たせ、試作、打ち合わせ、量産、売上、クローズまでを一本の線で追えるようにしたいという思いがあります。まだ構想の段階ですが、そこまでいけば、失注・受注それぞれの理由も見えてくるはずです。

もっとも、やってみたいと漠然と思っていても、まず営業担当者が入力してくれなければ始まりません。理想と運用にはギャップがあり、実際に動くのは人です。例えば、現場との十分なコミュニケーションがない状態で、案件情報を入力しないと見積書を作れない仕組みに一気に変更すると、いい反応は得られません。 大きな変化は現場の負担になり、ついてくること自体が難しい、というのが実感です。人がやりやすいようにしていくこと、それがスタートラインです。

こうした構想を進めるうえでは、情報の精度を高め、漏れやずれのない状態を保つことが欠かせません。Sansanが持っている情報がどれだけリッチになるかで、分析できる情報の質も変わってきます。
だからこそ漏れないこと、ずれないことを、このプラグインに求めて利用しています。今後新たな連携情報などが増えたときにも、過不足なく連携され続けることに期待しています。