株式会社ダイキアクシス様 / 条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、一覧個別指定プラグイン
目次
株式会社ダイキアクシスについて:
株式会社ダイキアクシスは、愛媛県松山市に本社を置く、浄化槽など水処理プラントの設計・施工や住宅設備機器の卸売を主力とする環境・住宅関連企業です。
家庭用の浄化槽から工場の大規模な排水処理施設に至るまで、開発・製造から設置工事、その後のメンテナンスまでをワンストップで提供しています。
同社ではグループ会社を含めた全社でkintoneを導入しており、現在は590名が利用しているなか、主力製品である「浄化槽」を製造している『環境機器事業』において、プラグインを活用した業務改善に取り組んでいます。
株式会社ダイキアクシスについて：https://www.daiki-axis.com/
条件付き入力制御プラグインの利用について:
導入目的
ダイキアクシスの環境機器事業では、営業から排水処理の設計を依頼する「設計依頼アプリ」で本プラグインを活用しています。
従来は40年以上にわたり紙の書類で依頼がされていましたが、記載する項目の総数が300以上と非常に多く、営業担当者による必要項目への記入漏れが多発していました。一覧作成の為、紙からExcelへ情報を転記する手間もかかる中、さらに記入漏れがあれば、都度設計部から営業へ内容を確認する必要がありました。
その解決のために4年前にkintoneを導入する際、条件に応じて必要なフィールドのみを表示させる機能を求めてジョイゾーのプラグインに着目しました。最終的に、3つのプラグインを同時に契約できる「プラグインパック3」の手軽さと、別々に契約するよりもコスト面のメリットに魅力を感じ、導入を決断しました。
導入効果
一番の効果は設計側の手間の削減です。 条件付き入力制御プラグインによって、条件に応じて必要な項目だけが出し分けられ、必須チェックが効くようになったことで、営業担当者による記入漏れやミスが大幅に減少しました。設計部が月100〜200件の設計依頼をさばく中、必須項目への記入漏れに対して営業へ都度内容を確認する手間がほとんどなくなりました。
また、ITに苦手意識を持ち、kintoneの導入を懸念していた現場の「ベテラン社員」が、この機能を見て「確かに今までは若手に分かりにくかったかもしれない。これならkintoneにするメリットがある。」と運用に前向きになってくれました。
今後の要望として、条件付き入力制御プラグインの設定項目数が非常に多く、それゆえに動作が重くなりフリーズしてしまうことがあるため、今後の製品改善に期待しています。
一覧個別指定プラグインの利用について:
導入目的
本プラグインも「設計依頼アプリ」にて使用しています。 100名を超える営業から年間2000件以上の設計依頼がある中、これまでは紙やExcelで管理をしていたため、課長宛にメールやFAXで依頼し、そこから設計部内へ業務の振り分けを行っていました。
kintone化にあたり、設計部では、完了分や営業からの提出前のレコードが混在すると、今取り組むべき案件のレコードを探すのが大変になるため、現在作業が必要なもののみが表示されるようにするために導入しました。
導入効果
導入により、現在どの程度の案件が稼働しているのか、これまで見えなかった全体の進捗を把握できるようになりました。
現在では、あって当たり前のプラグインとしてアプリに溶け込んでいます。部署異動などで設定がうまくいかなかった際に、現場からすぐに問い合わせの電話がかかってくるほど、業務に不可欠な存在になっています。
設定する際にも、個人や組織ごとに表示する一覧を簡単に指定できる等、扱いやすさを実感しています。
自動採番プラグインの利用について:
導入目的
本プラグインは「設計依頼アプリ」における「CADコード」等の採番に導入されています。
従来はExcelを用いて手作業で採番を行っていましたが、採番のたびにExcelを確認する手間が発生していました。また年度の記載を省略していたため該当する案件の検索がスムーズに行えないという課題を抱えていました。
この手作業によるミスや案件特定の手間を解消し、業務の正確性とスピードを向上させるために自動採番プラグインを取り入れることにしました。
導入効果
自動採番プラグインによって、記入漏れがなくなり、案件特定における現場の混乱が解消されました。現場からも「わかりやすくなった」と評価を得ています。
その優れた利便性ゆえに、現在では設計依頼アプリに留まらず、社内の他部署における多数のアプリでも活用され、社内全体へと広く浸透しています。
今後の要望としては、現在はハイフンがない形での自動採番設定が行えないため、今後のアップデートによる機能改善で解消されることを期待しています。
kintone導入の体制や効果:
「設計依頼アプリ」の構築は、営業出身の担当が、自らの経験を原動力として実現させたものです。営業時代、現場にマニュアルがなく先輩社員から口頭で記入方法を教えてもらっていたため、結果として記入漏れが生まれ、設計側からの確認の手間が発生する等、苦労した経験がありました。
kintoneの導入によって視認性の低い手書き文字を解読する手間、それによる依頼の誤認がなくなりました。また副次効果として、データがkintoneに正しく集約されたことで、営業・設計内でどの程度の件数が動いているかもリアルタイムに認知できるようになっています。
ITに対して苦手意識や抵抗感を持つ現場の社員へ配慮し、kintone導入時には説明会を3回にわたって実施しました。さらに、開発の進捗状況を事前に社内へ共有することで、いきなりシステムが稼働して現場が混乱しないよう、徹底的な配慮を行いました。
現在では全社的にアプリを自作できる環境を整えており、事務員なども自主的にアプリを作成しています。分からないことがあれば社内Slackの専用チャンネルで活発にkintoneの情報交換や相互の助け合いが行われるなど、活気ある運用体制が築かれています。
今後の展望:
今回の「設計依頼アプリ」が社内の先駆けとなり、現在では営業の案件管理や製造、メンテナンスといった領域でも次々とアプリが立ち上がり始めています。今後は、これら営業から設計、製造、工事、メンテナンスへと至る一連の工程を、横でスムーズにデータ連携させることが目標です。
また、営業担当者が過去の物件や案件を検索するのに多くの時間を費やしてしまっているという課題があるため、kintoneとAI機能などの連携も視野に入れながら、検索性を向上させていきたいと考えています。
