納期回答を数時間から約5分へ。Jobocoの即時通知が変えた取引先との信頼関係

• LINE WORKSのチャットボットから、聞かれた内容に答えるだけで依頼をkintoneへ登録できる環境を構築した
• Jobocoの即時通知により、取引先を2~3時間、場合によっては半日ほど待たせていた納期回答を約5分へ短縮した
• 迅速な回答によって長年のクレーム改善につながり、取引先からの評価や関係性が大きく変化した

取引先との信頼関係を180度変えた、Jobocoとの出会い

◯Jobocoはどんなきっかけで導入しましたか？

Cybozu Daysでジョイゾーさんと出会い、Jobocoを知りました。
以前利用していた他社ツールでは、kintone側で複雑な設定を行う必要があり、設定に苦労した経験がありました。一方、Jobocoでは管理画面上で設定が完結し、非常に楽だったことが導入の決定打となりました。
現在は、全社で利用する物流統合システムのマスタ作成依頼をはじめ、SPD業者からの納期要望の自動通知、さらに社内コミュニケーション活性化のためのツールとしてJobocoを活用しています。

 
◯Jobocoの導入によりどのような改善が図れましたか？

納期問い合わせへの対応プロセスが劇的に改善されました。取引先であるSPD業者からフォーム経由で納期を急ぐ連絡が入ると、その内容がkintoneに登録されます。
さらに、Jobocoを通じて、担当者のLINE WORKSへ、kintoneレコードのURLが付いた通知が即座に届く仕組みを構築しました。
担当者は通知内のURLからkintoneのレコードを開いて回答を入力し、別途連携しているメール送信機能からSPD業者へ回答します。
これまで回答までに2~3時間、場合によっては半日ほどお待たせしていましたが、現在は約5分で回答できるようになりました。
回答のスピードが改善されたことで、長年対応に関してクレームを受けていた取引先からの対応が「180度変わった」と感じるほど、当社に対する評価や関係性にも大きな変化が生まれました。
先方企業内でも高く評価され、この改善をきっかけに先方の担当者が社内でMVPに選ばれたという嬉しい報告もいただきました。

 
◯その他の業務では、どのようにJobocoを活用されていますか？

Jobocoの活用は、物流統合システムのマスタ作成依頼だけでなく、社員から寄せられるパソコンや携帯電話の修理依頼など、社内の各種依頼受付にも広がっています。

さらに、チャットボットを介して社員同士で感謝のメッセージを送り合う取り組みも行っています。送信された感謝の言葉はkintoneに蓄積され、スペース上のグラフで件数や内容を確認できます。将来的には、蓄積された感謝を社員へのインセンティブに結び付けることも検討しています。
突然メッセージが届くため最初は驚かれるものの、実際にもらうとうれしく、「1回もらうと癖になる」という反応もあるなど、徐々に活用が広がっています。

 
◯Jobocoを現場へ浸透させる際に、抵抗はありませんでしたか？

Joboco導入当初は、対話形式で回答していく操作に対して、「入力の手数が多く、手間がかかりそう」という反応もありました。
しかし、実際にはチャットボットから聞かれた内容に答え、選択肢を選んでいくだけです。一度触ってもらうと「これなら楽だ」と理解してもらえ、特別なマニュアルや研修を用意することなく利用が広がりました。

 
◯現在のkintone運用状況

現在、kintoneは689名が利用し、全社に定着しています。また、全社で利用する物流統合システムのマスタ作成依頼に、Jobocoを活用しています。
現場では、自分たちの身近な業務を改善するためのkintoneアプリを作成しています。その中で、構築が難しい部分や部門をまたぐ改善については、業務改革推進担当の2名が相談窓口となって支援しています。現在では、数日に1件ほどのペースで改善に関する相談が寄せられています。

 
◯今後のkintone利用の展望

今後は、複数のシステムやサービスが混在し、業務によって作業先が分かれている状況や、情報の二重登録を解消するため、システム間の連携をさらに強化したいと考えています。
現在も社内のデータサーバーとkintoneを連携し、商品マスタや売上明細などを定期的に更新していますが、今後はAPIやRPAを活用し、より多くのシステムを連携できる環境の構築を検討しています。将来的にはAIの業務活用も視野に入れています。
また、JobocoとLINE WORKSを組み合わせた運用についても、さらなる改善を期待しています。現在は、テスト用から本番用へ移行する際、botの再設定が必要になるため、テスト環境と本番環境をより円滑に使い分けられる仕組みに期待しています。