MCSホールディングス株式会社様 / 手書き２プラグイン
目次
MCSホールディングス株式会社様について:
MCSホールディングス株式会社は、電子カルテや調剤薬局の受付コンピューターの導入から、最終的なサポートまでを総合して提供する医療システム企業です。グループ会社2社を擁し、大阪府内や兵庫県内を中心に約2,500の医療機関へシステムを販売・サポートしています。
社員数は約70名で、グループ全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しています。
手書き２プラグインの利用について:
導入目的
医療機関に納品した機材の操作指導・修理・サポート業務において、従来は複写式の紙の業務記録・保守レポートを使用し、対応が完了したことに対して、お客様からサインをいただいていました。
持ち帰った紙のレポートは手作業でお客様ごとにファイリングして保管する必要があり、オフィス内でファイル自体が膨大な場所を占有してしまうほど、紙の管理が煩雑になっていることが課題となっていました。
この物理的な管理コストを根本から解決するため、現場のスタッフが出先からその場で直接デジタルサインをスマートに回収できる仕組みを構築したいと考え、プラグインの導入を決めました。
さらに、紙でのレポート運用はスタッフが帰社するまで現場の作業状況が分からず、作業中である可能性を考えると、電話での状況確認も難しいため、進捗管理に課題を抱えている状況でもありました。
導入効果
手書き２プラグインの導入後は、モバイル端末・スマートフォンを活用して出先でスムーズにデジタルサインをもらえる体制が整いました。現場のスタッフにはデジタルに馴染みがある世代も多く、「紙でいちいち書くよりも良い」とすんなり浸透していきました。
当初は病院などの顧客から「紙の控えがほしい」と求められることを想定していましたが、実際にはそうした要望は一切上がらず、想定していたPDFでの控えの出力すら不要となり、発生していた紙の作業を完全にゼロにすることに成功しました。
さらに、サイン時に時刻の記録が自動で残るため、管理者が現場の作業状況をリアルタイムに把握できるようになりました。これにより、次の仕事の依頼をしたい時や連絡を取りたい時に、作業が完了しているかをkintone上で確認できるようになり、進捗確認の手間が解消され、社内コミュニケーションが改善されました。
kintone導入の体制や効果:
当初はデータベースをMicrosoft Accessで運用していましたが、グループ会社の合併を機にkintoneへと統一しました。
これにより、以前はバラバラだったお客様との対応履歴を一元管理できるようになったり、全社で約9割という大幅な紙の削減を達成したり、さまざまな効率化を実現しています。
現在は、メインの構築やプラグイン設定を主導する担当者を含めた3名体制で運用しており、社員約70名全員が日常的にkintoneを利用しています。
社内からは「これもkintone化したい」という意見が広く上がるほど、今では業務基盤として深く浸透しています。
今後の展望:
今後は、現在の担当者3名だけでなく、他のメンバーにもアプリの管理権限を委譲し、運用の負担を柔軟に分担できる体制づくりを検討しています。
また、部署ごとにポータルのトップページを最適化し、それぞれの業務に必要なアプリや情報へ迷わずアクセスできる環境を整える予定です。
さらに、現在200以上に上るアプリのメンテナンスを円滑に行うため、過去の設定内容を振り返りやすくするための情報を整備するなど、今後の膨大なアプリ群に対する最適な管理方法と運用フローの確立を目指します。
