すまいるサポート株式会社様 / 手書き２プラグイン
目次
すまいるサポート株式会社について:
すまいるサポートは、愛知県豊田市を中心に、一般家庭や事業者から出るゴミの片付けや回収、ハウスクリーニング、定期清掃、賃貸物件管理、遺品整理など、暮らしに関わる幅広いサービスを地域に密着して展開しています。
kintoneでは、案件の受付から見積もり、作業指示、請求書発行にいたる一連の業務を一元管理し、正確かつ迅速な対応を目指しています。
すまいるサポート株式会社について：https://www.smile-spt.com/
手書き２プラグインの利用について:
導入目的
当社では、月に約70件ほどの案件を、すべて紙の伝票とExcelへの手入力で管理していました。現場での作業が完了した際には、作業完了の証明としてお客様から必ずサインをいただき、持ち帰った作業伝票は、月ごとにファイリングして数年間保管していました。
経営者である私が現場でリーダーとして業務を管理していた頃は問題はありませんでしたが、組織が拡大して社員が増え、現場を離れる時間が増えるにつれて、紙とExcelによる情報共有には限界が生じ始めました。
特にリピートのお客様から依頼があった際、過去の具体的な作業内容や提示した金額を大量の紙ファイルから探し出すには膨大な時間がかかっていました。
そこで、受付・見積もりから作業指示、請求書発行までの一連のプロセスをkintoneへ移行するにあたって、現場でのサイン受領もペーパーレスで完結させるために、本プラグインの導入を決めました。
導入効果
手書き２プラグインの導入により、お客様からサインをいただき、さらにそのデータを管理する、ということがkintone上で実現できるようになりました。
これにより、受付から見積もり、作業伝票にいたる一連のデータをkintone上で管理する仕組みの構築が可能となり、紙の伝票に手書きをした上でExcelへ再度打ち込むという二重の手間や、書類をファイリングして保管する作業が無くなりました。
過去の案件も検索機能で見つけられるようになり、蓄積されたデータから仕事の傾向や依頼媒体の分析を行えるようになっています。
現場での運用は基本的にiPadを活用していますが、依頼が重なって端末の台数が足りない場合でも、スタッフのスマートフォンからサインをいただくことが可能なため、柔軟な現場対応ができる点は助かっています。
一方で、お客様は60代以上の高齢者が半分以上を占めるため、タッチペンの操作に不慣れであったり、ノートのように画面に手をついて書くことでペンの反応が妨げられたりするという、現場ならではの操作上の課題も見えてきています。
kintone導入の体制や効果:
kintoneの初期構築やプラグインの設定にあたっては、RICOH様の力を借りながらベースを作り上げました。導入後の現在は、日々のメンテナンスや、必要に応じた入力項目の追加等のアプリのブラッシュアップを、過去のMicrosoft Accessでの開発経験を活かしながら行っています。
導入当初は、デジタルツールの操作に対して苦手意識を持つ社員も一部にいましたが、日々の業務で触れ続けることで、現在では全社員が業務で利用しています。
今後の展望:
今後は、蓄積された過去のExcelデータをkintoneへと移行し、今以上に過去の知見を活かせる環境を作りたいと考えています。
また、業務のさらなる効率化に向けて、現在は請求書を印刷して再入力している会計ソフトとのデータ連携や、現在はExcelで管理しているリサイクル事業の売上分析のkintone化を検討しています。
さらに、有給休暇の申請といった事務部門のバックオフィス業務へのkintone活用など、現場と経営の双方に利点のある形を理想として、取り組んでいきます。
