給与計算システムだけでは解決しない、人事課の「手作業」に限界を感じていませんか？

自治体の人事・労務業務において、給与計算や基本的な職員情報の管理は、専用の基幹システムで行われていることがほとんどです。
しかし、現場の人事担当者を本当に悩ませているのは、そうしたしっかりとしたシステムではカバーしきれない「周辺のニッチな業務」ではないでしょうか。

「自己申告書を毎年全職員分印刷して配布し、未提出者のリストアップと督促に追われている」
「健康診断の受診希望調査を表計算ソフトのバケツリレーで集計しているが、修正や入力漏れが多くて煩雑」
「被服貸与のサイズ申請や通勤届など、細かいアナログ手続きが一年を通して発生する」

これらの業務は一つひとつは小さく見えても、対象が全職員に及ぶため、人事課のデスクには常に膨大な事務作業の山が積み上がります。

「細かくてニッチな業務だからシステム化は無理だと諦めていた、毎年の紙の配布や集計の地獄から抜け出したい」
「基幹システムにはないアナログな手続きを、ITに不慣れな職員でも簡単にできる仕組みが欲しい」

そんな自治体担当者様のリアルな声にお応えするのが、kintoneを活用して手軽に導入できるパッケージ「ジチタイ39」の『人事労務システム』です。

基幹システムを補完する「ちょうどいい」デジタル化の形

給与計算などの基幹システムは、給与の支払いや基本的な人事情報の管理に特化した強力な仕組みです。
しかし、自己申告書や健康診断の申し込み、各種届け出といった周辺業務まではカバーしていないケースがほとんどです。

ジチタイ39は、そうした「基幹システムには備わっていないけれど、現場には確実に存在する業務」をデジタル化し、既存のシステムを無理なく補完します。

kintoneと連携サービスを活用することで、職員向けの「専用ポータルサイト」を構築。
人事・労務に関する手続きの入り口を一つに集約しました。

「人事労務システム」で実現する4つの業務改善

ジチタイ39を導入することで、具体的にどのような業務の効率化が図れるのか、4つのポイントでご紹介します。
※記事内のシステム画面に入力されているデータはすべて架空のサンプルです。

ポイント1. 全職員がPCからアクセス！専用ポータルで窓口を一本化

自治体には、現場作業がメインの方など、日々の業務で特定のITツールを常時利用しない職員の方も多くいらっしゃいます。
ジチタイ39は連携サービスを活用しているため、個別のシステム環境に関わらず、すべての職員が使い慣れたブラウザからポータルサイトへアクセスし、自己申告書や健康診断の申込などをオンラインで提出することが可能です。
職種やIT活用の頻度を問わず、誰も取り残さない「全職員参加型」のデジタル窓口を実現します。

ポイント2. ペーパーレスで完結！人事課の「配布・回収・転記」をゼロに

これまで紙や表計算ソフトで行っていた申請がWeb上で完結するため、人事担当者が抱えていた「用紙の印刷・全職員への配布・回収・手入力」といった事務作業がすべて不要になります。
職員から送信されたデータはkintone上の人事アプリに自動で集約されるため、リアルタイムでの進捗管理や一元管理が驚くほどスムーズになります。

ポイント3. 問い合わせ対応を削減！職員自身で過去の申請履歴が確認可能

職員はポータルサイト上で、自分が過去に提出した自己申告書の内容や、申請中の手続き履歴をいつでも自己確認できます。
「あの書類、今年はいつ出したっけ？」「去年の健康診断は何を希望したかな？」といった人事課への個別の問い合わせを劇的に削減でき、双方の業務負担を軽くします。

ポイント4. 独自の申請メニューも追加可能！自庁に合わせて「育てられる」拡張性

ジチタイ39の人事労務システムは、自己申告書や健康診断申込などの管理を基本機能としながらも、kintoneの拡張性を活かしてポータル画面に自庁独自のメニューを後から自由に追加できます。
（追加拡張のアイデア例）

• 互助会・福利厚生の申請： 職員互助会への入会届、弔慰金や結婚祝金の申請、レクリエーション活動の参加申込など

• 研修の受講希望・報告： 庁内研修の受講申し込みや、受講後の報告書の提出

「まずは標準パッケージの自己申告書から」スタートし、運用に慣れてきたら徐々に自庁のアナログ手続きをこのポータル一つに集約していく。そんな「人事DXのプラットフォーム」として育てていける柔軟性こそが、ジチタイ39の最大の魅力です。

まとめ：人事課の「すき間業務」をゼロにする、育てられるシステムを

人事担当者の責務は、単なる事務処理ではありません。
職員一人ひとりと向き合い、より良い職場環境を整え、組織を活性化することこそが本来の役割です。
だからこそ、「紙の印刷」や「表計算ソフトへの転記」といった作業はデジタルに任せ、現場の負担を最小限に抑えるべきです。

ジチタイ39の『人事労務システム』なら、基幹システムがカバーしきれないニッチな業務を網羅し、かつ全職員が使いやすい環境を手軽に構築できます。
ISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）に対応したkintoneを基盤としているため、機密性の高い人事情報も安心して一元管理いただけます。

人事・労務の「手作業」をゼロにするための第一歩を、ここから始めてみませんか？