ジェイアール東海バス株式会社様 / 条件付き入力制御プラグイン、タブ表示プラグイン、条件付き書式プラグイン、自動採番プラグイン、カードビュープラグイン、レコード一括更新プラグイン
目次
ジェイアール東海バス株式会社について:
ジェイアール東海バス株式会社は、名古屋と静岡に拠点を構え、高速バスや貸切バスの運行を主軸に事業を展開しています。
拠点のうちの１つである名古屋旅行センターでは、切符の発券やバスターミナルでの誘導に加え、バス車内や待合室でお客様がお忘れになった遺失物に関する問い合わせ対応など、お客様の安心を支える重要な業務を担っています。
ジェイアール東海バス株式会社について：https://www.jrtbinm.co.jp/
条件付き入力制御プラグインの利用について:
導入目的
従来Excelで遺失物を管理していましたが、情報の入力や引き継ぎの誤りが課題となっていました。そのため、毎月大量に発生する遺失物を処理するにあたり、現場での入力ミスや、情報の過不足をシステム的に未然に防ぐ必要がありました。
社内にはシステムの操作に不慣れな従業員が多く、誰もが迷わずに正確なデータを登録できる環境を整えることを目的に導入しました。
導入効果
導入後は、条件に応じて、入力すべきフィールドが自動的に表示や必須化されるため、「どの項目の入力が必要なのか」不慣れなスタッフでも見落とすことがなくなり、入力ミスや漏れが減少しました。
具体的には、拾得場所で「バス車内」を選択すると、「便名は何か」「座席位置はどこか」といった詳細項目が入力必須へ切り替わる等の設定を行い、現場の確実な情報引継ぎをサポートしています。
タブ表示プラグインの利用について:
導入目的
遺失物をExcelで管理していた時代は「1行＝1遺失物」として全ての項目を横長に並べて管理していたため、長大な行になり視認性が低いという問題がありました。
お客様からの問い合わせへの対応状況や、拾得から１週間後に行う警察への届け出に必要な項目など、膨大な情報項目を整理するために導入を決めました。
導入効果
5W1Hの視点でフィールドをタブごとに分け、設定を行いました。拾得物に含まれる場合は必ず入力してほしい現金の金額や名前など、重要度が高いタブを「赤色」にして注意を促す一方、内部処理用で入力者が触る必要のない警察提出用のデータ欄はあえて「黒色」のタブにするなど、視覚的に操作を迷わせない独自の運用工夫を凝らしています。
それにより、現場ではどこにどの情報があるのかが簡単に分かるようになり、入力業務がスムーズになっています。
条件付き書式プラグインの利用について:
導入目的
コールセンターでの遺失物管理業務においては、レコード一覧画面の情報の見やすさと直感性が最重要課題でした。
kintone化に伴い、これまで名古屋（Excel管理）と静岡（紙台帳管理）で分かれていた遺失物管理を一元化したため、一覧画面でどちらの拠点のものか一目で判別できるようにする必要がありました。
また従来のExcel管理では、手動による色変えミスが原因でお客様に誤った保管場所を案内してしまい、クレームに繋がる事象が発生したこともあり、これを自動化してミスを防ぐ目的がありました。
導入効果
条件に応じて一覧画面が自動で色分けされるようになり、手動操作による変更漏れやミスが解消されました。
この一覧画面は、現場の心理的ハードルを下げるため、Excel管理時代の色分けの見た目を踏襲して設定しています。システムは変わっても見方は変わらない、という安心感を持たせることで、スムーズな現場浸透を実現しました。
また、管理が統一されたことで扱うデータ数は増えましたが、受付箇所ごとに自動で色分けされるため、2拠点のデータが混同することはありません。
コールセンターで問い合わせを受けた際、現時点の正確な保管状況をパッと直感的に判断できるようになり、誤ったご案内によるお客様からのクレームを減らすことに成功しました。
さらに、テストアプリで検証した設定内容を、そのまま本番環境にエクスポートできる機能があり、大変スムーズに運用を開始することができました。
自動採番プラグインの利用について:
導入目的
kintoneへの移行後も、Excel管理時代と同様に、自動で管理番号や警察への届出番号を付与するために導入しました。
管轄警察署が名古屋と静岡で異なるためそれぞれに別の番号が必要な上、拾得者としての「権利を放棄する」か「主張する」かによっても番号が変わるため、計4パターンの採番ロジックを自動で正確に反映することが目的でした。
導入効果
Excelと同じ感覚を維持しながら、条件に応じた複雑な4パターンの採番がレコード作成時に完全に自動で行われるようになりました。
最初の設定においては条件の分岐が多く、条件設定やカウント方法の設定などに少し難しいと感じる部分はありましたが、仕組みを理解してからは狙い通りに運用ができています。
カードビュープラグインの利用について:
導入目的
従来のExcelによる文字だけの管理では、忘れ物の色や形などの詳細な特徴が掴みきれないという課題がありました。
例えば色の捉え方において、ピンクと紫の区別がつかない等、文字だけではお客様からの問い合わせ時に合致する物品をスムーズに探し出せない状態でした。
そこで、文字情報だけでなく、遺失物の写真を一覧で視覚的に大きく表示し、コールセンター業務での検索性を向上させるために導入しました。
導入効果
「いつ・どのバスに乗ったか」が曖昧なお客様でも、画像の視覚情報から該当品を探せるようになり、逆にお客様が物品の特徴を覚えていない場合でも、画像を基に特徴を提案してすり合わせができるようになりました。
また、以前は現物確認のために電話を保留にして倉庫まで見に行き、お客様を長時間待たせることもありましたが、それが完全に解消されました。
当初はシステム移行への抵抗感もありましたが、このように写真が見られる便利さを1ヶ月ほど体験すると一転して「便利だ」と絶賛され、現場にkintoneが浸透していきました。
レコード一括更新プラグインの利用について:
導入目的
週に1回、警察へまとめて遺失物を届け出た際、すべての物品に対して共通の受理番号の親番号が発行されます。
これを1件ずつ手動でレコード更新していくのは膨大な手間がかかるため、多いときで150件におよぶデータへ一括で受理番号を書き込む目的で導入しました。
導入効果
特定のレコードに対してまとめて番号を付与できるようになり、ちまちまとした入力作業の負担が激減しました。
更新対象から外したいデータ（すでに引き渡し済みのデータなど）は、簡単に除外できるなど、現場の状況に合わせた柔軟な運用ができています。
kintone導入の体制や効果:
弊社は「既存の業務フローを変えず、まずは使い慣れたExcelをkintone化する」という、身近なステップから内製化を開始しました。この「遺失物管理台帳アプリ」による課題解決と業務効率化の取り組みが高く評価され、なんとJR東海グループ全体のDXやICTを評価するプレゼンテーション大会において、最優秀賞を獲得するという快挙を達成することができました。
現場の力でここまでシステムを内製化できたことに対する社内の驚きと反響は大きく、現在は社内で「アプリ作成体験会」を開催するまでに活気が広がっています。現在は、その成功を見た他部署からkintoneに関する相談が急増しており、嬉しい悲鳴を上げている状態です。
今後の展望:
現在は主にアプリの設定や管理を行っている担当者が1名のため、今後は広く知識を展開し、異動があっても現場でアプリを修正・維持して回せる体制の構築を目指しています。
ジョイゾーさんへの要望としては、現在一部のプラグインで重宝している設定のインポート・エクスポート機能を、他のプラグインにもさらに拡充することを期待しています。
また、現場の社員が自力で活用を進められるよう、機能や解消したい困りごとから探せる検索性の高いプラグイン一覧の提供や、初心者でも直感的に理解できる設定解説動画などのサポートコンテンツを充実させていただければ、よりプラグインを広く活用できるのではと考えています。
