株式会社フォトロン/条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン / 自動採番プラグイン、条件付き入力制御プラグイン
目次
株式会社フォトロン 様について:
現在、正社員約360名に加え、グループ会社やパートナーを含めた約450名のユーザーがkintoneを利用しており、全社的な業務改革の基盤として活用を進めています。
自動採番プラグインの利用について:
導入目的
既存のワークフローシステム（X-point）からkintoneへの完全移行にあたり、業務上必須となる「申請ごとの管理番号付与」を再現する必要がありました。
旧システムでは、稟議書や経費精算などの申請書類に対し、厳格なルールに基づいた番号が自動的に振られていました。しかし、kintoneの標準機能（レコード番号）だけでは、社内の運用ルールに則った形式での採番や、年度ごとのリセットといった要件を満たすことができず、業務フローを崩さずに移行するための解決策が必要不可欠でした。
導入効果
自動採番プラグインの導入により、従来と同様の採番ルールをkintone上で再現することに成功しました。これにより、ユーザーはシステムが変わっても違和感なく申請業務を行うことができ、スムーズな移行が実現しました。
また、独自の管理番号が振られることで、経理処理や監査対応における照合業務が効率化されました。
結果として、経費精算アプリは導入から約5ヶ月で1,000レコード、稟議書も500レコード以上が作成されるなど、全社的な申請プラットフォームとして定着し、管理部門の工数削減にも寄与しています。
条件付き入力制御プラグイン の利用について:
導入目的
ワークフローをkintoneへ移行する際、課題となったのが「入力項目の制御」です。
旧システムでは、申請内容や承認ステップに応じて「必須入力」や「編集不可」といった細かい制御が可能でしたが、kintoneの標準機能では「常に必須」か「常に任意」といった一律の設定になりがちで、柔軟な運用が困難でした。
特に、特定の条件（金額や申請種別など）に応じて入力項目を必須にしたり、承認プロセスが進んだ段階で内容を書き換えられないようにロックしたりといった、データの整合性を保つための統制機能を実装するために導入されました。
導入効果
条件付き入力制御プラグインの導入によって、条件に応じた必須チェックや編集不可設定が可能になったことで、入力ミスや記入漏れによる「差し戻し」の手間が大幅に削減されました。
申請者は必要な項目だけを迷わず入力でき、承認者は誤ってデータを書き換えてしまうリスクがなくなるため、双方が安心して業務を行える環境が整いました。
標準機能だけでは「運用ルール」でカバーせざるを得なかった部分をシステム側で強制力を持って制御できるようになったことで、kintone上でも厳格なワークフロー運用が可能となり、内部統制の強化とユーザーの利便性向上を同時に実現しています。
kintoneの導入効果と今後について:
kintoneの導入効果について
kintone導入の最大の成果は、社内に乱立していた申請業務を集約し、業務効率と検索性を大幅に向上させた点にあります。
以前は、オンプレミス型のワークフローシステム（X-point）に加え、SlackやGoogleフォーム、メールなど、申請の種類によってツールがバラバラに存在しており、ユーザーは「どこから申請すればよいか分からない」という混乱を抱えていました。今回の導入でこれらをkintoneに一本化したことで、業務の入り口が明確化され、ユーザーの迷いを解消することに成功しています。
また、旧システムでは検索機能が弱く、申請書のタイトル以外での検索ができませんでしたが、kintoneへの移行によりキーワードによる全文検索が可能となり、過去の申請データへのアクセス性が飛躍的に向上しました。
運用管理の面でも大きな改善が見られました。旧システムではフォームの修正やメンテナンスができる人員が社内に3名しかおらず、属人化が課題となっていましたが、kintone導入後は各部門の担当者が自らアプリを作成・運用できる体制へとシフトしつつあります。これにより、情報システム部門の管理負荷を軽減しながら、現場主導での業務改善が進む土壌が整いました。
今後の展望
今後は、単なる「システムの置き換え」にとどまらず、kintoneの特性を最大限に活かした「使いやすさの追求」と「活用範囲の拡大」を目指しています。
現在のアプリは旧システムの画面構成や運用をそのまま踏襲している部分が多く、UI等の面でkintone本来の使い勝手を活かしきれていない箇所が残っています。そのため、今後はkintoneの標準機能やUIに合わせた形でのブラッシュアップを行い、ユーザーにとってより直感的な操作性の実現を目指して改修を進めていく方針です。
また、利用部門の拡大も視野に入れています。すでに経理部門からコーポレートカードの申請をアプリ化したいという要望が出るなど、社内での関心が高まっています。こうした現場からのニーズに応えつつ、まだ一部Slackなどに残っている申請業務の統合や、kintoneのコメント機能・AI機能の活用なども検討し、全社的な業務効率化と定着率のさらなる向上を推進していきます。
フォトロン様のkintone開発事例について:
フォトロン様のkintone開発事例はこちらからご覧いただけます。
