• 社内での正確な情報共有が困難で「言った・言わない」の伝達ミスが発生していた
• 緊急度は低いが重要度の高いタスクが後回しにされ、長期間放置される状態が常態化していた
• 指導日報が口頭共有に留まり過去の知見が蓄積されず、指導品質の向上のネックとなっていた

• 報連相などのコミュニケーションにおける漏れ・ミスが減り、社内で環流する情報の品質が向上した 

• タスク完了通知が LINE WORKS に届く仕組みにより、管理者の確認労力が削減された
• 指導日報がkintone 上で蓄積され、指導品質向上のためのナレッジデータベースとしての活用が期待できるようになった 

◯kintone を導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？

最も効果を実感できたのはタスク管理の改善です。タスクの詳細と進捗がチーム全体で可視化され、タスクへのコメント機能によってコミュニケーションの質が格段に向上しました。特に「緊急度は低いが重要度の高いタスク」の取りこぼしが大幅に減少し、長期的な計画も確実に進められるようになりました。タスク完了時に LINE WORKS へ自動通知される機能により、管理者も現場も「確認する・確認される」煩わしさから解放され、より本質的な業務に集中できるようになっています。また、各クラブでの指導内容や生徒の反応が kintone 上で記録・蓄積でき、コーチ間の知識共有や指導者陣の指導力向上に繋がるナレッジデータベースの形成が期待できるよう になりました。 

もちろん課題もあります。新システム導入の最大の難関はやはり業務習慣の変更です。現場ではまだ口頭指示だけで kintone 入力を忘れるケースや、ミーティングでの決定事項が登録されないケースも見られます。タスク完了後の状態更新が遅れることもあり、kintone の活用習慣は完全には定着していません。kintone の便利さをいかに体感してもらうかが定着の鍵なので、今後は全社的なkintone 勉強会の開催も視野に入れています。 

◯現在の kintone の運用状況

当初、私たちには kintone の知識がほとんどなく、「情報を一元管理したい」という漠然としたビジョンしかありませんでした。それがジョイゾーさんとの対面開発を通じて、具体的なシステム構成や機能実装へと結実していきました。開発プロセスをリアルタイムで共有しながら一緒に作り上げるスタイルが、結果的に社内の kintone 理解度向上に大きく貢献し、今では自分たちでkintone アプリの作成や改修ができるまでに成長しました。プロトタイプの作成・修正、そして当社による試用というサイクルを小さく何度も繰り返して頂いた中で、業務に寄り添った違和感のないシステムを構築できたと思います。 

現在、約 30 種類のアプリが稼働しており、特に「タスク管理」「指導日報」「問い合わせ管理」の3 つが業務の中核を支えています。管理者は朝一で kintone をチェックし、スタッフも日常的にLINE WORKS を通じた報連相を行っています。 

工夫している点はいくつかありますが、特筆すべきはタスク管理アプリの「処理済みタスク自動非表示」機能です。これにより画面に残っているものがそのまま「未完了タスク」として一目瞭然となり、業務効率アップに繋がりました。常時 10 件以上のタスクが動いている中でも、以前のような重要案件の取りこぼしがほとんどなくなったのは、業務改善における大きな成果といえます。 

また、情報の流れも最適化されています。LINE WORKSからの入力情報はまずメモアプリに集約され、そこから各業務アプリへと自動的に振り分けられる仕組みを構築しました。指導の現場でもスマホでさっと入力するだけで済むため、気づきや要望が漏れなく kintone に記録され、確実に管理者へ集約されるようになっています。シンプルなフローですが、業務効率と情報共有の精度を同時に高めることができました。 

◯ジョイゾー選択したポイント＞

ジョイゾーさんを選んだ決め手は「サポート 39」プランの存在です。開発後の小規模修正に 30 分単位で対応してもらえるこのサービスの提供があったからこそ、当社は長期的な kintone の運用に対する見通しを得ることができました。 

必要な時に必要なだけフォローを受けられる柔軟なサポート体制が必要で、その点でジョイゾーさんのプランは当社のニーズに完全に合致していました。 

◯打ち合わせにおいて、どのような印象を持たれましたか？

当社では、あえて zoom ではなく対面での開発にこだわりジョイゾーさんへ訪問して開発を進めました。リモートよりも意図が正確に伝わりやすいと考えたからです。 

◯今後の kintone 利用の展望

今後は請求管理等の会員管理も kintone で検討していきたいです。現在は別のスポーツスクール向け会員管理システムを使っていますが、いずれ API で連携できれば kintone に統合することも可能になるでしょう。ただ、一度に全てを変えようとは考えていません。まずは kintone の活用をしっかり社内に定着させ、その基盤ができた上で kintone に移行する業務を増やしていきたい。できるところから着実に固めて、運用していけば次にやりたいアイデアも湧いてくるでしょう。地道かもしれませんが、長い目で最も挫折しない業務改善に繋がると思っています。 

※本事例は取材当時(2025年1月)の内容を掲載しております。