見積・請求依頼のkintoneによるExcel管理からの脱却で業務効率が向上

• 取引先マスタ情報が膨大なためExcelの動作や処理に時間がかかり、マスタ更新や入力作業に多大な工数を要していた
• 見積・請求の依頼ごとに重いファイルをメール添付でやり取りしており、ファイルの管理や送受信が負担になっていた
• 課税と非課税を組み合わせた計算ロジックの構築など、自社内でのkintone開発が困難だった

• 容量の大きなファイルをメールにて送受信する必要がなくなり、kintoneのプロセス管理による1レコード内での依頼が実現した。
• 取引先名を数文字入れるだけで即座に目的のデータへ辿り着くことができ、膨大なデータから探す手間を削減した。
• 課税・非課税が混在する明細でも、項目ごとに正しく税計算を行い、合計金額の正確な自動算出を実現した。

◯kintoneを導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？

Excel運用の最大の悩みだった「動作の重さ」が解消されました。
以前は動作の重いExcelを開き、数多くの取引先から目的のデータを探し出すだけで時間を浪費していましたが、現在は検索窓に数文字入力するだけで必要な情報に即座にアクセスできます。
また、マスタのメンテナンス効率が上がりました。今までは会計システムで持っている取引先マスタが更新されるたびに、CSVファイルに書き出した情報をExcelの取引先マスタにペーストしていました。kintoneではCSVを読み込ませるだけで情報が更新され、メンテナンスの煩雑さからも解放されました。
一方で、Excelでは簡単にできていた、税金の計算式の確認がkintoneではできず、計算があっているか確認できないことが現在の課題です。計算式を文字ラベルとして表示させるなど、kintone上で工夫したいと考えています。

 

 
◯現在のkintoneの運用状況

別部署でkintoneが導入されていたこともあり、非常にスムーズに運用を開始することができています。ログイン手順から、誤操作を防ぐための注意点まで網羅した、手作りのマニュアルも功を奏し、大きな混乱もなくExcelからの移行が進みました。
現場からは「過去のレコードを再利用して作成できるのが便利」といった声も上がっており、検索性の良さと相まって、申請作業の負荷が減っています。現在は、申請された内容を管理者がチェックし、メールではなく、kintone上で修正や差し戻しを行うプロセスが定着しています。

 
◯ジョイゾーを選択したポイント

決め手は「対面開発によるスピード感」と、複雑な要件への「対応力」です。
kintoneのCMを見て自分たちでも作れると思いましたが、いざ着手すると行き詰まってしまいました。
以前からジョイゾーさんのプラグインを利用していたメンバーの推薦もあり、「プロと一緒に作る」スタイルなら確実に理想のシステムができると確信しました。実際に、私たちが求めていた計算ロジックも、ジョイゾーさんはその場で鮮やかに実装してくださり、その技術力の高さが大きな信頼に繋がりました。

◯打ち合わせの印象

2時間×3回という限られた時間の中で、「本当に開発が終わるのか」不安に感じていました。しかし、こちらの要望を伝えると、ジョイゾーさんはその場で「それならこうできます」と即座に画面上で形にしてくれました。その圧倒的なスピード感とスキルのおかげで、目の前でシステムが具現化されていき、完成までのイメージを明確に持つことができました。
実際の打ち合わせは非常に中身が濃く、正直なところ、終わった後は疲れを感じるほどでした。それでも時間内では把握しきれなかった部分もあるため、今後の活用のためにジョイゾーさんへの質問や相談を検討しています。

 

◯今後のkintone利用の展望

今回の見積・請求依頼アプリの開発の成功をきっかけに、チーム内でもkintoneの浸透が深まってきました。今後は、計算式の可視化といった細かな改善を継続しつつ、他の管理業務や進捗管理などにも活用範囲を広げていきたいと考えています。ジョイゾーさんには、他社での活用事例などのアドバイスもいただきながら、さらなる業務効率化に向けた伴走を期待しています。