大津市企業局様 / 条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、タブ表示プラグイン
目次
大津市企業局について:
大津市企業局は、滋賀県大津市において水道・下水道・ガス事業を一体的に運営する地方公営企業です。安心・安全な水の供給、適切な汚水処理、ガス供給設備の維持管理を通じ、市民生活を支えるライフライン事業を担っています。
また近年では、人口減少や施設老朽化への対応に加え、DX推進による業務効率化や災害対応力強化にも積極的に取り組んでおります。
kintoneは令和5年に導入し、主に申請受付業務の効率化を進めています。
大津市企業局について：https://www.city.otsu.lg.jp/kigyo/index.html
条件付き入力制御プラグイン × 自動採番プラグインの利用について:
導入目的
当局は道路・河川占用の申請受付業務において、工事店などの事業者から提出された申請を受け付け、道路管理者への代理申請を行っています。
本受付業務では、各事業者から提出される申請内容を受付担当者が管理していますが、市道、県道、国道、河川など道路管理者ごとに様式が異なり、さらに新規、変更、延期、取り下げなど分類が複雑で、担当者の負担や確認ミスのリスクが課題でした。
今回のDX推進にあたって、フォームブリッジでのオンライン申請受付窓口は構築したものの、 kintoneの基本機能のままでは画面上の項目が増えすぎて混み合ってしまい、確認しづらいという課題を抱えていました。管理者ごとにアプリを分ける必要があり、試算では49アプリ相当の規模になるということもわかり、必要な情報だけを表示して確認品質を高めたいという思いがありました。
もともと無償のPDFプレビュープラグインをきっかけにジョイゾーさんを知り、使い放題プランに含まれていた条件付き入力制御プラグインと、自治体独自の採番ルールに対応できる自動採番プラグインの導入を決めました。
導入効果
条件付き入力制御プラグインと自動採番プラグインを活用したことで、従来であれば49アプリ必要だった構成を、占用管理者単位の7アプリまで集約することができました。
導入前は不要な項目まで画面に表示され、本当に未入力のままでよいのかの判断や確認漏れが発生する可能性がありましたが、現在は申請内容に応じて必要な項目だけが表示されるため、担当者が確認すべき内容を明確に把握でき、確認から様式発行までのスピードも上がっています。
さらに、申請する道路管理者ごとの独自採番にも対応できたことで運用負荷の軽減に貢献し、既存の帳票出力サービスと連携した様式発行もスピード感を持って対応できるようになりました。
現場では業務を効率化したいという若手職員の思いとうまく噛み合い、前向きに運用が進んでいます。
タブ表示プラグインの利用について:
導入目的
開発申請受付業務では、受付担当者や審査担当者が申請内容を確認する際に活用しています。各開発申請では「水道」「下水道」「ガス」に関する内容が一体となって提出されるため、1レコードあたりの項目数が非常に多く、画面が縦に広がって見づらいという課題がありました。
申請情報が1画面に集中することで、どの項目がどの事業に該当するのか判別しづらく、確認作業に時間を要していたため、画面を事業ごとに整理して確認効率を向上させる必要がありました。現場からの「もっと見やすくできないか」との声に応え、まずは試験的な運用としてタブ表示プラグインを導入しました。
導入効果
タブ表示プラグインの導入後は、各申請内容の確認効率が向上しました。
当局で事業ごとに定めているテーマカラーに合わせ、水道は青、ガスは緑といった色分けをタブ表示に取り入れたことで、視覚的にも非常に判別しやすくなり、業務効率化につながっています。現場とのコミュニケーションを重ねながら構築を進めましたが、事業ごとに必要な情報の確認を容易に切り替えられるようになり、実際の利用者からの反応も概ね良好です。
現在はまだ試験的な運用の段階ですが、今後は本格運用に向けて検討を進めていく予定です。画面をすっきり整理できるため、今後は他の業務への展開も期待されています。
kintone導入の体制や効果:
内製化によるコストダウンと庁内でのDXの機動力を高める目的で令和5年からkintoneの利用を開始しました。
当初はデジタル推進室の担当者が1人で内製での開発をスタートさせましたが、導入が進む中で、横展開を進めるため、独自のkintone研修を開始しました。
研修は募集制・手挙げ制とし、無理に受講を勧めることはせず、若手職員を中心に声をかけながら進めています。研修を受講した職員へライセンスを払い出す形で利用範囲を広げており、開始時は10ライセンスだった規模が、現在は約50ライセンス（全職員の約3分の1）まで拡大しています。事務処理が集中する職員や会計年度職員を中心に、自主的にアプリを作成できるテストスペースも活発に利用されています。
現在、100台以上の公用車管理でもkintoneを利用しており、ジョイゾーさんのプラグイン（条件付き書式・タブ表示）を活用しています。今後こういった汎用性のあるアプリを横展開する動きも検討しています。
今後の展望:
今後もDX推進を通じて、限られた人員でも持続可能なライフライン運営を実現できるよう、業務改革とデータ活用を進めていきます。
自治体業務に適した、シンプルかつ継続的に運用しやすい仕組みづくりを重視しながら、現場職員が主体となって改善を進められる環境づくりにも引き続き取り組んでいく考えです。
世代交代が進む中で組織としてのナレッジを蓄積・可視化していく必要があると考えています。
具体的な構想としては、老朽化した配管の修繕履歴や、大雨時に汚水が下水管へ流入するといったトラブル箇所を地図上で可視化し、災害時やトラブル対応に活用したいという声があります。ベテラン職員が経験的に把握してきた知見を残していくための一歩として、引き続き活用の幅を広げていきたいと考えています。
