一般財団法人中国電気保安協会 様 / 業務上災害事故管理・被服貸与管理システム
目次
経緯:旧システムの制約を解消し、現場に即した管理体制を再構築
当協会は中国地方全域において、電気設備の保安業務や調査業務を担っております。
これまで、業務上の災害事故の管理や被服貸与の管理にはメーカーのパッケージシステムをカスタマイズして利用してきましたが、メーカーサポートの終了やセキュリティ面での課題から、システムの刷新が必要となりました。旧システムは、軽微な修正であっても都度ベンダーへの依頼とコストが発生し、小回りが利かない点が大きな悩みでした。
一方、当協会の他部門では数年前からkintoneが導入されており、アンケート調査や営業管理などでその利便性が実証されていました。そこで総務部においても、従来の業務プロセスを維持しつつ、より低コストかつ柔軟に運用できる基盤としてkintoneへの移行を決定しました。
実際の構築では、業務上災害事故管理と被服貸与管理の2つのシステムを対象としました。
特に被服貸与管理においては、単なるリプレイスにとどまらず、従来は徹底できていなかった各営業所での納品チェック機能を新たに追加するなど、現場の状況に即した仕組みづくりを目指しました。
課題:システムの硬直化によるコスト増と、現場の納品実態の不透明さ
- 旧システムのメーカーサポート終了に伴い、セキュリティ面を考慮した基盤刷新が必要だった。
- 軽微なシステム修正であっても、その都度外部ベンダーへの細かな調整と多額の費用が発生していた。
- 納品被服の支払い処理の際、各営業所の納品状況を本店で把握できず、確認漏れがあるまま支払い処理が行われていた。
成果:外部依存を脱却しシステム改修が容易に。自社で育てるkintoneで事故や被服の管理を効率化
- kintoneへの移行により、低コストかつ自社で柔軟にアプリ改修や管理が行える体制を構築できた。
- データのExcel出力が可能になり、PDFの切り貼り作業が不要に。注文書や統計資料の作成が容易になった。
- 被服貸与管理では、営業所での納品チェックをシステム化し、本店での支払い処理と納品物の整合を正確に確認することが可能になった。
◯kintoneを導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？
最大の成果は、システム改修が容易になったことです。以前はちょっとした修正でもベンダーへの依頼が必要でしたが、今は自分たちで使い勝手を向上させられるようになりました。
業務上災害事故管理では、社内周知の質が向上しました。旧システムは自動で通知がされて便利ではありましたが、内容の精査ができず誤字等もそのまま流れてしまう課題がありました。kintone導入後は、担当者が内容を精査してから周知する仕組みに変わり、動画や写真を埋め込むなどの工夫ができるようになったことで「以前より分かりやすくなった」と好評です。
また、以前のシステムでは帳票がPDF形式でしか出力できず、データの加工や再利用が非常に困難な状況でした。現在は、kintoneと帳票出力システムの連携により、Excel形式で自在にデータを出力できるため、事故発生状況の経年比較や詳細な傾向分析といった統計加工がスムーズに行えるようになり、事故防止に向けた分析の精度と業務効率が向上しています。
さらに、今回の開発を通じてkintoneの柔軟性を実感し、当初は別の方法を検討していた被服貸与管理もkintoneに統合することに決めました。結果として、営業所でのリアルタイムな納品チェックが実現し、本店での支払い処理との整合性が確実にとれるようになっています。
◯現在のkintoneの運用状況
現在は総務部を中心に、全社約240名のユーザーがkintoneを利用しています。
被服の注文は2週間に1回程度、支払い処理は月1回といった頻度ですが、現場の営業所では納品があるたびに日々システムを開いてチェックを行っています。
導入にあたっては、業務上災害事故管理で約60ページ、被服貸与管理で約10ページのマニュアルを作成し、現地での研修も実施しました。当初は「新しい作業が増える」という現場からの抵抗感も懸念されましたが、実際に触ってみると操作が簡単だったこともあり、今では大きな混乱もなく定着しています。開発の中でご紹介いただいた「条件付き入力制御プラグイン」を活用して入力漏れを防ぐ制御をかけていることも、データの精度維持に役立っています。
◯ジョイゾーを選択したポイント
何よりもコストパフォーマンスとスピード感が魅力でした。
既存システムの再構築には多額の費用が見込まれましたが、ジョイゾーさんの「システム39」を利用することで圧倒的に低コストに抑えることができました。
また、他社ベンダーと比較しても、kintoneに特化した高い専門性を持っており、私たちの複雑な要望に対しても「kintoneの機能をどう活用すれば実現できるか」をその場で即座に提案してくれる安心感がありました。
以前のシステムのように、ちょっとした変更に時間とコストがかかる体制から脱却し、自分たちで運用をコントロールできる環境を整えたかった私たちにとって、ジョイゾーさんは良いパートナーでした。
◯打ち合わせの印象
目の前でアプリが組み上がっていく独特の開発スタイルに、最初は正直なところ戸惑いもありました。しかし、オンライン会議で画面を共有しながら、私たちの説明に合わせてその場でフィールドが追加されたり、設定が変更されたりするスピード感には驚かされました。
仕上がったものを見てから修正を依頼するのではなく、構築の過程で「ここはこうしたい」とリアルタイムに指摘できるため、認識の齟齬が生まれにくく、非常に効率的でした。
また対面開発を通じて、私たちの要望が目の前で形になっていくプロセスを共有できたことで、システムへの理解を深めながら導入を進めることができました。
◯今後のkintone利用の展望
今後は蓄積されたデータをより高度に活用していきたいと考えています。
業務上災害事故管理については、過去のデータとの経年比較や傾向分析ができるよう、統計資料としての機能を充実させていく予定です。
また、被服貸与管理においても、現在はダッシュボードプラグインを活用して、より視覚的に状況を把握できる仕組みを構築中です。
さらに、kintoneの活用範囲を広げ、高年齢雇用継続給付の本人通知に関するシステム開発など、他の総務業務のデジタル化にも積極的に取り組んでいきたいと考えています。
| 業務内容 | 電気設備の保安・調査業務 |
| 従業員数 | 962名（2026年1月時点） |
| 利用人数 | 242ユーザー |
| 利用部門 | 全部門 |
| 利用端末 | PC |
| カスタマイズの有無 | 無 |
| プラグイン/ 連携サービス |
レポトンExcel、条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、タブ表示プラグイン |
一般財団法人中国電気保安協会 様の条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、タブ表示プラグイン事例について:
一般財団法人中国電気保安協会 様は条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、タブ表示プラグインをご利用いただいています。
https://service.joyzo.co.jp/case/category/eghswi/p11804/
