株式会社三京様 / 手書き２プラグイン
目次
株式会社三京について:
長野県中野市に本社を置く株式会社三京は、1972年に設立した、温泉やプール、公衆浴場、噴水など、水を使用する施設に向けた総合水処理を展開する企業です。自社ブランド製品であるろ過機をはじめとした各種水処理機器の販売、設置、施工から、その後の保守メンテナンスまでをワンストップかつ総合的に手がけています。
同社では、業務効率化や情報共有の基盤としてkintoneを全社的に導入しており、案件管理や見積もり作成、スケジュール共有、売上計上など、幅広い業務でフルに活用しています。
株式会社三京について：https://sankyo1970.com/index.html
手書き２プラグインの利用について:
導入目的
当社は保守メンテナンス業務において、従来は手書きの複写式の点検書を使用しており、そこにお客様から作業完了確認のサインをいただいていました。 数千件におよぶ過去の点検書を、複数にわたるキャビネットに保管していたため、再訪問時に必要となる装置の型式や前回の設定などの事前確認に多大な時間と手間がかかっていました。
さらに課題として、出先からの緊急確認が難しく、書類の持ち出し中は他者が閲覧できないという問題がありました。加えて、1つの現場に複数の機械があると、その数だけ紙が発生し管理や記入の手間が増える点も課題でした。
そこで、データの即時共有や検索性の向上を目指してkintoneへの移行を検討しましたが、お客様からのサインをどう頂くかがネックとなっていました。kintone上でサインをもらえる仕組みを探していたところ、ジョイゾーさんの手書き２プラグインの存在を知り、点検書の紙からの脱却を実現するため導入を決定しました。
導入効果
手書き２プラグインの導入により、スマホやタブレットを活用したkintone上でのサイン受領が可能となり、点検書のデジタル化が実現しました。出先から過去の点検書をスムーズに振り返ることができるようになり、検索や情報共有の面でメリットを実感しています。
また、当社の点検書は型式等、複雑かつ多数の項目の記入が必要ですが、今回のkintone化で過去のレコードをコピーして活用できるようになり、現場からは記載作業が楽になったと好評を得ています。
さらに、紙の時代には全体で月に何件の点検を行っているのか等、全体像の把握を十分にできていませんでしたが、kintoneへデータとして蓄積されたことで、月に平均50件前後行われる保守業務の実情を正確に集計・管理できるようになりました。
kintone導入の体制や効果:
現在は紙からkintoneへの「過渡期」であり、スムーズに移行できるよう工夫をしながら進めている最中です。
導入当初はデジタルツールに馴染みのある若手社員からスモールスタートし、問題なく置き換えられるという感触を現場で得てから全社へと展開しました。紙に馴染みがあるベテラン社員に対しては、使い方の丁寧な説明を行いつつ、社内での利用率を掲示する等、とにかく触れてもらうためのアプローチを実施し、徐々に紙の点検書を減らすことに成功しています。
開発は社内の担当者1名が主導していますが、すべての開発を内製化するのではなく、基幹となる案件管理や複雑なプログラム制御が必要な部分はベンダーに設定を依頼しています。 一方で、今回の点検書アプリや伝票アプリのベースは担当者が自ら作成するなど、状況に合わせて選択することで迅速なシステム構築を実現しています。
今後の展望:
今後の展望として、まずは今回の点検書のkintone化よりも前の時代に蓄積された、膨大な過去の紙データも電子化していきたいと考えています。5年、10年といった長期のスパンで久しぶりに連絡をいただいたお客様の過去情報にも即座にアクセスできるよう、より一層検索や閲覧を容易にしたいと考えています。
また、次の一手として現在進めているのが、会計処理の自動化です。kintone上の売上計上データを会計ソフトへ流し、経理側の処理までを一気通貫で連携させる方針を検討しています。
さらに、現在は1人の担当者がアプリ構築を担っていますが、長期的にはkintoneの強みであるノーコードツールとしての特性を活かし、誰でもシステムに関わっていける体制づくりを目指していきます。
