• 新事業の開始に伴い、当初予定していたExcelでは、現場写真や契約書、個人情報など多種の資料を一元管理できなかった
• 提案から保証申請まで、販売の工程が多く、案件ごとの進捗の把握が必要だった
• 顧客情報だけでなく、取引先や各営業の売上・案件管理も同時に行いたかった

• 顧客情報・書類・日程など案件に関わる情報の一元管理が実現された
• 複数のファイルを行き来する手間がなくなり、情報の確認の時間が半分以下に短縮
• 多岐にわたる各工程の進捗を、アプリ上でリアルタイムで確認できるようになった

◯kintoneを導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？

私たちが実現したかった顧客データや、それに付随する案件管理を一元化するアプリを開発していただきました。これにより、契約からその後の保証申請にいたるまでの進捗状況を都度確認できるようになりました。
kintoneを導入しなければ、 現場写真はPCのピクチャフォルダ、契約書は別のフォルダ、案件の進捗はExcelやスプレッドシートと、確認のたびに複数の場所を行き来しなければならない状況でした。現在は、書類・日程・進捗状況など案件に関わる情報がひとつのレコードに集約され、アプリを開けばすべて把握できるようになりました。「もしkintoneを導入していなければ、今の倍以上の時間がかかっていたのでは」と感じるほど、楽に情報を探せる状態が実現されています。

 
◯現在のkintoneの運用状況

現在は担当者4名でkintoneを使っています。案件が増えてきていることもあり、毎日のようにデータの入力が発生し、1日1時間程度は触っている状態です。
運用開始時は利用ルールのマニュアル作成等はせず、画面を見せながら口頭でのみ説明を行いました。kintoneに対するメンバー間での抵抗感はなく、「もっと使いやすくしたい」という前向きな声が上がっています。
まだ「情報を入れる箱に様々なデータを入れているだけ」という感覚があり、kintoneの機能を十分に使いこなせているとは言いきれない部分もあります。もっとアプリをブラッシュアップしていきたいと考えており、今後の展開についてはジョイゾーさんへの相談も続ける予定です。

 
◯ジョイゾーを選択したポイント

kintone自体の導入を決めたきっかけは、一緒に事業を進めようとしていたパートナー会社がすでにkintoneを活用していたことでした。「実績ベースで良いものだとわかっていれば安心して採用できる」という判断から、kintoneの導入はすぐに決まりました。
またジョイゾーさんとの出会いも、「要望に合わせて、現場とコラボレーションした開発ができるジョイゾーさんならより良いものが作れるはず」という紹介をいただいたのがきっかけです。
選ぶ決め手となったのは、システム39の、2時間×3回という枠組みの中でシステムを構築してくれるというスタイルです。新規事業の立ち上げ期でスピード感のある進行が必要な状況だったため、すぐに形にしてもらえることは大きな魅力でした。

◯打ち合わせの印象

最初はすべてジョイゾーさんにおまかせするイメージを持っていましたが、こちらの意見を反映しながら進めてもらえたことが、特に助かりました。
こちらの進め方や使い方を一つひとつ丁寧に確認しながら進めていただき、私たちが要望を出すと、「こういうやり方もありますよ」「それならこちらの方法が良いですね」と的確な方向性をわかりやすく提案してくださり、当社が本当に使いやすい形に一緒に持っていってくれたのが嬉しかったです。

 
◯今後のkintone利用の展望

今後は、kintoneを当社の基幹システムとしてブラッシュアップしていきたいと考えています。直近では、CSVの取り込みや計算式の設定などの手作業を自動化していくことが目標です。
また将来的には自社内だけでなく外部の工事店さんや代理店さんにもシステムを一部開放し、現場から直接タブレットなどで現場写真を取り込んでもらうような、プロセス全体を一体化させた運用も視野に入れています。ですが、まずは基礎をしっかり固めながら、少しずつ活用の幅を広げていきたいと思っています。