サービス業
2025.12.03
一般社団法人ルンアルン/自動採番プラグイン、テーブルフィールドコピープラグイン / 自動採番プラグイン、テーブルフィールドコピープラグイン
目次
一般社団法人ルンアルン 様について:
一般社団法人ルンアルン様は、障害福祉サービスの事業を中心に、就労支援なども展開されています 。
kintoneは、日々の支援記録や利用者情報、問い合わせ管理など、主に現場での支援業務を支えるシステムとして、7名の職員で活用されています 。
特に、職員が利用者宅へ出向く「アウトリーチ」型の支援がメインであるため、外出先からの情報アクセスと記録の容易さが求められていました 。
公式サイト：https://roongarun.com/
自動採番プラグインの利用について:
導入目的
「利用者管理」アプリや「関係機関の管理」アプリにおいて、レコードごとに一意の管理番号を自動で付与し、管理の統一性を図ることが目的でした。
特に、増え続ける関係機関のリストを一元管理する上で、重複のない採番が必須でした 。
特に、増え続ける関係機関のリストを一元管理する上で、重複のない採番が必須でした 。
導入効果
自動採番プラグインの導入により、利用者様や関係機関の登録時に、職員が意識することなく自動で番号が採番されるようになりました。これにより、手動による番号の入力ミスや重複を防ぎ、kintone内でのデータ管理の正確性が向上しました 。
テーブルフィールドコピープラグインの利用について:
導入目的
障害福祉サービスでは、利用者様へのサービス提供状況、就労状況、そして3ヶ月ごとに作成する個別支援計画など、日付と共に更新される履歴情報が多く発生します 。
これらの情報は「利用者管理」アプリ内にテーブルとして蓄積されますが、最新の情報が一目で確認できないため、過去の記録に埋もれてしまうことが課題でした 。
特に、個別支援計画は「作成する役割の職員」と「日々支援に取り組む担当者」が異なるため、現場の担当者が最新の計画をすぐに確認できる仕組みが必要でした 。
導入効果
テーブルフィールドコピーを導入したことで、最新の個別支援計画や利用サービス情報などが、レコードの決まった場所に自動でコピーされ、一目で確認できるようになりました 。
実際の「利用者管理」アプリの画面では、「個別支援計画」や「就労状況」といった履歴をテーブルで管理しています 。
テーブルフィールドコピーは、このテーブルに入力された一番新しい行（最新の計画や就労状況）だけを、テーブルの外にある決まったフィールド（例：「最新の計画書」欄）に自動で表示させます 。
これにより、支援担当者がレコードを開いた際、テーブルを一番下までスクロールして「最新はどれか」を探す必要がなく、常に最新の情報が目立つ場所にある状態が作られています 。この仕組みが、作成者以外の人でも「流れが把握できる」状態を実現しています 。
これにより、支援担当者がレコードを開いた際、テーブルを一番下までスクロールして「最新はどれか」を探す必要がなく、常に最新の情報が目立つ場所にある状態が作られています 。この仕組みが、作成者以外の人でも「流れが把握できる」状態を実現しています 。
これにより、作成者ではない職員でも、利用者様の最新の状況や支援方針を瞬時に把握でき、支援の質を落とすことなく業務に取り組めています。
最新情報へのアクセス時間が短縮され、現場での円滑な情報共有が実現しました 。
最新情報へのアクセス時間が短縮され、現場での円滑な情報共有が実現しました 。
kintoneの導入効果と今後について:
kintoneの導入効果について
kintone導入以前は、利用者情報や支援記録以外の記録は紙で管理しており、
個人情報である紙の持ち出しが難しいこと、またアウトリーチ支援がメインであるにもかかわらず、記録のために一度事務所に戻る必要があり、事務作業に時間を取られ、支援時間が圧迫されていることが大きな課題でした。
kintone導入後は、外出先からもアクセスして記録をつけられるようになり、この不便さが解消され、時間を相談に来られる方や支援に割けるようになりました。
また、kintone導入後は、元々あるアプリだけでなく、ミーティング記録や研修記録など、「こういうのも管理してみようか」という現場のアイデアで新しいアプリが次々と作られ、情報共有が進む文化が定着しました。ITに苦手意識を持つ職員が多い一方で、「作る人と使う人が分かれていない」ため、一人一人が「まず試してみる」という感覚で試行錯誤し、アプリの改良に取り組めています。このハードルの低さが、kintone導入から数年経った今も活用の幅を広げている要因です。
個人情報である紙の持ち出しが難しいこと、またアウトリーチ支援がメインであるにもかかわらず、記録のために一度事務所に戻る必要があり、事務作業に時間を取られ、支援時間が圧迫されていることが大きな課題でした。
kintone導入後は、外出先からもアクセスして記録をつけられるようになり、この不便さが解消され、時間を相談に来られる方や支援に割けるようになりました。
また、kintone導入後は、元々あるアプリだけでなく、ミーティング記録や研修記録など、「こういうのも管理してみようか」という現場のアイデアで新しいアプリが次々と作られ、情報共有が進む文化が定着しました。ITに苦手意識を持つ職員が多い一方で、「作る人と使う人が分かれていない」ため、一人一人が「まず試してみる」という感覚で試行錯誤し、アプリの改良に取り組めています。このハードルの低さが、kintone導入から数年経った今も活用の幅を広げている要因です。
今後の展望
kintoneをさらなる業務効率化の軸として活用するべく、今後、行政的な保管義務がある書類（契約書など）を除き、すべてのデータをデジタル化したいという目標を掲げています。特に、問い合わせや申し込み時の外部フォーム連携を進め、紙や手作業による転記を無くすことで、職員の負担を大幅に減らしたいと考えています。
さらに大きな展望として、日々の支援記録と行政への報酬請求データが連動しておらず、二重入力の手間が発生している現状を解決するため、kintoneでの請求業務連携の実現を目指しています。福祉業界の専用ソフトは非常に高価であるため、小規模な法人でも導入可能なコストで、日々の記録から請求データ（行政の定めた様式）を自動で出力できる仕組みをkintoneで構築したいという展望があります。
これが実現すれば、業務の手間とコストの両面で大きなメリットが生まれ、福祉業界全体の業務効率化にも繋がると期待しています。
