Dynabook株式会社 様 / 営業部全体の顧客・案件・活動情報管理システムの統合
目次
経緯:分断された情報の統合と運用改善を目指した取り組み
◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？
当社は国内外でパソコンおよびITソリューション事業を展開しています。当事業部（ソリューション事業本部）では、PC以外のソリューション案件をおもに取り扱っていて、営業部門は当初３つの部門に分かれていました。そのため、顧客情報・案件情報を適切に管理し、営業活動全体を把握できる仕組みが重要でした。
以前Salesforceを使用していましたが、フォームの改修に専門担当者が必要となり、現場の実態に合わせた柔軟な運用が難しい状況が続いていました。利用者側でも「融通がきかない」「実業務に合っていない」「多機能で使いこなせず高価なライセンス費用が勿体ない」という声が多く、より自分たちで調整が可能な自走できる仕組みが求められていました。
こうした背景から、コスト面と柔軟性を重視してkintoneを採用しました。導入初期はサイボウズ社の方にサポートいただきながら基盤構築を行い、まずは各営業部が個別にアプリを作り運用を開始しました。しかし、部門ごとにアプリが別々のスペースで管理されたことで、顧客情報が分断され横断的に参照できないという新たな課題が生まれました。
また、活動管理アプリのステータス変更が案件側に反映されないなど、アプリ間を連携させる設定やプラグインの知識も経験も足りていないという課題も発生していました。
この状況を改善するため、営業全体で共通利用できる統合型の顧客管理アプリを構築し、そこから各部門の案件を作成できる仕組みを整える必要性が高まりました。
実際の改善や運用の見直しには、現場の温度感を理解した伴走が重要になると考えました。
改善パートナーを検討する中で、現場の状況を丁寧にヒアリングしながら、その場で設定を進めるスタイルを持つジョイゾーさんが最も適していると判断し、支援を依頼しました。
課題:情報分散と不十分な連携が運用の妨げに
・部門ごとに顧客・案件・活動情報が分断され、横断的に参照できないことで営業活動停滞の要因となっていた。
・活動管理アプリのステータス変更が案件管理側に反映されず、整合性に課題があった。
・従来のSalesforce運用では属人化が進行し、現場の実態に合わせた改善が進めにくかった。
成果:統合と見える化により運用効率が向上、営業力強化に繋がった
・部門ごとに分散していた顧客情報を一つに統合し、ソリューション事業部全体で共通運用できる基盤を整備した。
・活動管理と案件管理のステータスが正しく連動するようになり、情報の整合性が保たれ、手動での修正作業が大幅に減った。
・営業活動のプロセスが可視化され、これまで見えなかった各人の取り組みを共有できるようになった。
◯kintoneを導入した結果、どのような業務改善が図れましたか？
最も大きな改善は、3営業部門に分散していた顧客情報を一つに統合できた点です。以前は部門ごとにアプリの構成が異なり、「同じ作業なのに操作が異なる」という不便さがありましたが、統合後はユーザー目線で操作を揃えることができ、どの部門でも共通の基準で顧客情報を利用できるようになりました。
また、以前、導入時に設定されていたJavascriptの不具合により、活動管理アプリで更新したステータスが案件管理側に反映されないことが長く課題となっていましたが、連携部分の見直しにより改善され、情報の整合性が保たれるようになりました。今回の開発では、アプリ間のデータ連携にkrewDataを用いて必要な情報を確実に反映させる仕組みを構築しており、管理者側の確認や手動修正の工数が大幅に減っています。
加えて、活動管理アプリによって「案件化までにどれだけアプローチしたか」を可視化できるようになり、これまで見えづらかった営業活動のプロセスが共有されるようになりました。結果だけではなくプロセスを把握できるようになったことで、部門間の理解が深まり、協力体制もつくりやすくなりました。
情報が統合され、ユーザー自身が必要な情報を確認できるようになったことで、部門内外のコミュニケーションがスムーズになり、利用への抵抗感があった部門でも徐々にkintone活用が前進しています。全体として、見える化と統合化の効果は大きいと感じています。
◯現在のkintoneの運用状況
現在は営業部門を中心にkintoneの運用が進み、統合した顧客管理アプリを基点に、案件管理・活動管理アプリが連動して動く仕組みが整いつつあります。
特に、顧客情報を横断的に参照できるようになったことで、これまで自部門の情報しか見えなかったのが、他部門の情報も見えるようになり、営業活動の幅が広がりました。
運用が進む中で、アプリの構成や入力項目もユーザーが使いやすい形に整えられ、現場での抵抗感が徐々に薄れています。「自分で必要な情報を確認できる」という実感が広がったことで、活用が自然と進む部門も出てきました。
また、活動管理の可視化によって、営業活動そのものの理解や評価もしやすくなり、部門間のコミュニケーションにも良い影響が生まれています。アプリ間の連携には krewData を活用したことで、統合した顧客情報と案件・活動情報が整合した形で扱えるようになった点も運用面での安定につながっています。
一方で、部門ごとの使い方や入力の粒度にはまだ差があり、情報が十分に揃わないことで、横断的な活用が進みきらない場面も残っています。情報が見える化されたことで改善の必要性が明確になった部分もあり、統合後の運用ルール周知や入力方法をどう揃えていくかが現時点の課題です。
使い方に慣れていないユーザーもいるため、操作負担を減らしながら定着を図る工夫も求められています。こうした状況を踏まえ、現場の声を拾いながらアプリの見直しやルール整備を進め、より迷わず使える環境に近づけている段階です。
◯ジョイゾーを選択したポイント
ジョイゾーさんに依頼した理由は、「安心して任せられる」と感じられたことです。担当してくださったお二人は非常に丁寧で、当社の状況を理解したうえで、使う側の視点から提案してくれました。実際の改善や運用の見直しを行なっていくフェーズだった弊社にとって、現場の温度感を理解し寄り添ってくれるような伴走が重要でした。
打ち合わせでは、画面共有を使ってその場で設定を変更しながら一緒に構築していくため、毎回確実に前へ進んでいる実感がありました。持ち帰りが少なく、即時反映して見せてくれる点も大きな安心材料でした。エラーや疑問にも迅速に対応していただき、信頼感が強まりました。
Salesforceで感じていた「自由度の低さ」「専任者依存」という課題に対しても、kintoneならではの柔軟性を活かしながら、私たちの運用レベルに合わせた最適な方法を示してくれた点が大きな決め手となりました。
◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？
打ち合わせでは、画面を見ながらその場で設定変更や修正を行っていただけたため、理解しやすく、確実に進捗があることを実感できました。
エラーにも迅速に対応していただき、「持ち帰らずその場で解決する」という姿勢が非常に心強く感じられました。
◯今後のkintone利用の展望
統合した顧客情報を基盤に、営業部全体の最適化をさらに進めていきたいと考えています。案件管理と活動管理の連携を強化し、営業プロセス全体の見える化を深めることで、部門間の協力体制もより構築しやすくなると感じています。
今後は、統合した顧客管理アプリを中心に、各部門の入力粒度や運用ルールを整え、情報の質を揃えていくことが求められていると感じています。可視化が進んだことで、どの情報をどの程度登録すべきかという判断基準も明確になりつつあります。運用ガイドラインを定め、誰もが迷わず使える環境へと整備していく予定です。
また、活動管理や案件管理で見えてきた改善ポイントを踏まえ、アプリの構成やフィールドの配置など、ユーザーが直感的に操作できる形への見直しも継続したいと考えています。現場での活用度が上がってきている今だからこそ、利用する全員が同じ基準で情報を扱えるようにし、営業活動だけでなく、ソリューション事業部全体の一体感をさらに高めていくことを目指しています。
| 業務内容 | 国内外におけるパソコンおよびITソリューション商品の開発・製造・販売。ソリューション営業部門では顧客管理・案件管理・活動管理を中心に、営業プロセスの可視化と顧客情報の統合を推進。 |
| 従業員数 | 2036名（2025 年 4 月 1 日現在、連結ベース） |
| 利用人数 |
ソリューション事業本部：85 |
| 利用部門 |
ソリューション事業本部（営業、企画、開発、運用など、2023年3月より利用開始） |
| 利用端末 | PC、モバイル |
| カスタマイズの有無 | 無し |
| 連携サービス | krewData、タブ表示プラグイン、自動採番プラグイン、レコード一括更新プラグイン |
Dynabook株式会社様のタブ表示プラグイン、自動採番プラグイン事例について:
Dynabook株式会社様はタブ表示プラグイン、自動採番プラグインをご利用いただいています。
https://service.joyzo.co.jp/case/category/manufacturing/p9817/
