◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

kintone導入により、各営業担当者の案件と数値が可視化され、会社全体で一元管理できる体制が実現されました。

最も改善効果を実感したのは案件進捗や実績をリアルタイムで追跡できるようになった点です。従来は2〜3ヶ月遅れでようやくデータが出揃い確認ができる状態でしたが、今では売上見込みが即座にkintone上でグラフ付きで確認できます。会社として案件全体の動向を定量的に把握できるようになっただけでなく、顧客ごとの売上状況など詳細な分析も可能になりました。

また、仕入額の概算と支払発生を事前に把握できるようになり、支払いの見通しが用意に立てられるようになりました。案件と売上の創出状況が社内で見える化され、組織全体にチームとしての一体感も生まれています。当社の事業運営はkintone導入をきっかけに、属人的な個人戦から全社一丸となって取り組むチーム戦へと変わりつつあります。 

請求書発行のオンライン化もインパクトの大きい改善でした。以前であれば、営業担当者はわざわざ帰社して経理部に発行を直接依頼する必要があり、昼夜を問わず社外での稼働が多い当社にとっては請求書発行一つでもかなりの負担でした。しかし今では時間や場所を問わずkintone上でワンクリックするだけで発行依頼をかけられ、移動や事務作業の労力が軽減され、効率アップに繋がっています。 

◯現在のkintoneの運用状況

現在は見積管理、案件管理、顧客管理の3つのアプリを構築し、相互に連携させて運用しています。ほぼ全社員が毎日使用しており、導入から2〜3ヶ月でkintone管理へ移行した案件数は約150件に達し、短期間のうちに業務の中核システムとして定着し、機能できている状況です。 

有り難いことに、既に現場からは「項目が多いため画面移動が煩雑である」「納品確認完了項目の色を変更したい」といった、kintoneをより使いやすくするための具体的な改善提案がどんどん上がってきています。自社で対応可能な内容については社内で改修を実施し、一方、現時点で自社対応が困難な改善要望、例えば仕入管理をより精密に行うためのアプリ制作といった開発については今後の業務改善に向けたタスクとして記録し、ジョイゾーさんに再度サポートを依頼する際に活用する予定です。 

このkintone導入アプローチ、つまり基礎的なシステムをスピード重視で構築・運用を始め、社員にkintoneへの早期習熟を促すと共に改修点を吸い上げ、その後段階的に機能拡張を図るという手法は、当社において非常に有効でした。 

◯ジョイゾーを選択したポイント

ジョイゾーさんの最大の魅力は圧倒的なスピード感だと思います。対面開発といって、打ち合わせの場でリアルタイムにkintoneを開発して頂きましたが、目の前で驚異的な速さでシステムが構築されていく様子は圧巻の一言です。加えて、当社からの質問に対してその場で調べ、「このような機能があります」と即座に提案して頂けるレスポンスの早さも印象的でした。メールの返信も早いのでコミュニケーションはスムーズで、開発プロセスの滞りは一切なかったです。
 

その結果、全4回の打ち合わせ（対面3回、オンライン1回）、約1ヶ月という短期間でシステムはほぼ完成しました。
また、今回は取引のあった金融機関の社員の方にサポートしていただき、業務要件やkintoneでのシステム開発に向けた準備を進められたことも短期間での実現の一因だと思います。 

ジョイゾーさんからの提案の中で特に助かったのはプラグインの最適な選定です。価格を含めて「この要件であれば、こちらの1つのプラグインのみを導入すれば十分です」といった的確な提案のおかげで不必要な出費をせずに済みました。 

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

打ち合わせはリアルとオンラインの両方でした。オンライン打ち合わせでも特に違和感はありませんでした。ただ、「こうしたい」という要望を伝えやすいのはやっぱりリアルでの対面ですね。 

◯今後のkintone利用の展望

今後も引き続きkintoneを軸に、業務管理をブラッシュアップしていく方針です。例えば売上管理に加えて仕入についても従来の概算レベルではなく、正確な金額による管理の構築など、kintoneの運用をより深く業務プロセスに浸透させていきたいと考えています。今回の開発を通じて、中小企業にとってDXは極めて重要であると改めて実感しました。当社規模の企業では業務の属人化が構造的な課題となる傾向にありますが、情報一元化は「特定の担当者のみが情報を保有する」という属人化からの抜本的な改善に繋がります。kintoneをきっかけに当社は属人的な事業運営から脱却し、組織とデータに立脚した経営のスタート地点に立つことができました。社内のkintone開発力も徐々に上がってきているので、それを活かして引き続き業務効率化の幅を広げていければと思っています。