タブ表示プラグインの導入により、複雑化していた「従業員名簿」アプリが、基本情報、家族情報、勤務状況など役割に応じて見せたい情報だけに切り替えられるようになり、画面のスクロールが大幅に削減され、可視性が向上しました。

具体的には「従業員名簿」アプリを従来1画面で縦に長くなっていた情報を、「基本情報」「家族情報」「通勤費に関すること」「面談記録」「社内履歴（アカウント管理など）」といった形にタブで分割しました。

この機能の重要な点は、単にタブで分けるだけでなく、*誰にどのタブを見せるか」*を制御できることです。タブごとにユーザーやロールに応じた閲覧制限を細かく設定できるようになったため、全社員に公開できない機密性の高い情報も、kintone上で安全に管理できるようになりました 。
例えば、「面談記録」や「管理用のアカウント情報」といった特に機微な情報が含まれるタブは、総務担当者や特定の部門長にしか表示されないように設定されており、一般の従業員は自分に関係のない情報や閲覧権限のない情報を意識することなく必要な情報だけにアクセスすることができています。

結果として、情報の入力やメンテナンスにおける「小さいミス（ヒューマンエラー）」が軽減し、データ精度が向上しました。これにより、退職者情報などの更新漏れによる企業リスクの回避や、月末月初に集中していた業務負荷の分散、担当者への作業の属人化解消にも繋がっています。

この「タブによる適切な情報の出し分け」ができたことで、今後、人事評価や健康診断結果など、今まで管理を諦めていた情報もこのアプリに紐付け、従業員情報アプリを軸として利用範囲を大きく広げるための下地ができたと感じています。

 

PDFプレビュープラグインを導入したことで、PDFファイルをそのままkintoneアプリに登録するだけで、画面上でプレビュー表示・閲覧が可能になりました。

これにより、PDFからJPEGへの「変換作業」が不要になり、工数が大きく削減されました。

さらに、モバイルからもプレビューでの閲覧ができるようになったため、緊急時や出先で従業員情報の確認が必要になった際も、どこからでも上長や部門長がすぐに対応できるようになり、業務のスピードアップと利便性の向上を実現しました。

kintone導入以前は、従業員情報のような重要なマスターデータがExcelや紙、複数のシステムに分散し、そのメンテナンスに多大な工数がかかっていました。

特に人事情報やそれに付随する書類は、部門を跨ぐ形で利用されるため、最新情報の管理や、誰にどの情報を見せるかの制御が困難でした。

情報がkintoneに一元化・集約された結果、データの信頼性が大幅に向上し、月末月初に集中していた業務負荷の分散にもつながりました。

結果として、ヒューマンエラーによる入力ミスやメンテナンス漏れが減少し、企業リスクの回避にも貢献しています。プラグインは情報の制御やユーザビリティの向上を実現しやすくする要素として重宝しています。