株式会社ランディックス様 / 手書き２プラグイン
目次
株式会社ランディックスについて:
株式会社ランディックスは、「唯一無二の豊かさを創造する」を企業理念に掲げ、不動産マッチング、建築マッチング、不動産デベロップメントを軸に事業を展開し、成長を続けている不動産企業です。
以前、ジョイゾーさんのシステム39を利用して、管理会計システムにおける土台を築き、その後は自社での自走開発を続けてきました。今回の新たな業務改善およびプラグインの導入についても、当社が主体となって開発を推進するなど、DXへの取り組みを強化し続けています。
株式会社ランディックスについて：https://landix.jp/
手書き２プラグインの利用について:
導入目的
不動産業務における「約定書」の管理において、当社は大きな課題を抱えていました。
目黒、桜新町、自由が丘の3つの拠点に約60名の営業担当が在籍しています。以前は月におよそ40件発生する紙の約定書を、営業担当自身が目黒の管理部まで手渡しで持参する必要がありました。この物理的移動は大きな負担であり、原本が届くまでのタイムラグや、書類がどこにあるか分からなくなる紛失リスクも懸念されていました。
さらに、届いた紙をExcelの台帳に管理部が手入力していたため、転記ミスが発生するだけでなく、複数人がファイルを触ることでデータを誤って変更してしまうリスクもありました。また、紙の原本を10年間保管するコストも重荷でした。
これらの課題を解決すべく約定書をkintone化するにあたり、お客様からもらうサインも同時に電子化することで業務全体の最適化が図れると考え、電子サインの導入を決めました。他社製品とも比較した結果、使い勝手と価格が決定打となり、ジョイゾーさんの手書き2プラグインの導入を決めました。
導入効果
約定書のkintone化により、いつでもどこからでも確認ができるようになり、情報共有が劇的にスムーズになりました。
以前は「紙への印刷」「手渡しやスキャン送付」「Excelへの手転記」「紙の保管」と複雑な手順を踏んでいましたが、導入後はkintone上での簡単な操作のみへとスリム化されました。このペーパーレス化とデータ共有の実現により、管理部と営業間で行われていた「原本はいつ持ってくるのか」「今どこにあるのか」といった確認のやり取りやコミュニケーションコストの大幅な削減につながりました。
運用開始後、現場からはプラスの反応を得られています。
現場へのスムーズな浸透のため、情報システム部が2ヶ月間かけて、徹底的なヒアリングとテスト運用、フィードバックによる改善を行い、さらに目の前でデモンストレーションを交えた説明会も実施しました。この入念な準備を全拠点の営業担当に実施したからこそ、ペンタブレットでのサインという初めての試みも現場にスムーズに受け入れられ、全社的な業務改善へと繋がっています。
kintone導入の体制や効果:
当社のkintoneの構築は、情報システム部が主体となって行っています。
情報システム部が開発を統括することで、将来的な他アプリやシステムとの連携が容易になるだけでなく、ダウンロード権限をはじめとするセキュリティやアクセス権の設定を細かくコントロールでき、情報漏洩のリスクや野良アプリの発生などを未然に防げるという大きなメリットがあります。
現場が本当に必要とするシステムを構築するため、開発時は現場からの意見やアイデアを丁寧に吸い上げ、要件定義にじっくりと時間をかけています。 さらに、詳細な操作マニュアルの作成や直接対面での説明会を徹底しました。こうした地道な取り組みの積み重ねにより業務のkintone化が進み、現在の社内アプリ数は200を突破しています。
また、誰でもメンテナンスや設定変更ができるよう、コーディングによるkintoneカスタマイズはせず、プラグイン等の連携サービスを活用し完結させることをルールとしています。
今後の展望:
これまでは業務効率化を目指し、kintoneアプリへ確実にデータを蓄積していくフェーズでしたが、今後はその蓄積された電子データを可視化・分析することに注力したいと考えています。
業務の記録や申請にとどまらず、蓄積されたデータを活用することで、より質の高い業務管理や組織課題の解決に役立てていく方針です。
また、今回導入した手書き2プラグインへの要望として、タブレット上でサインした後に画像保存ボタンを押し忘れ、データが消えてしまうケースがあるため、保存ボタンを目立たせるデザインへの変更や、未保存のまま画面を閉じようとした際のアラート機能の実装を期待しています。
