青森県庁/タブ表示プラグイン、条件付き入力制御プラグイン、自動採番プラグイン、手書き2プラグイン、一覧個別指定プラグイン、条件付き書式プラグイン / タブ表示、条件付き入力制御、自動採番、一覧個別指定、手書き2など
目次
青森県庁 様について:
青森県庁では、県全体で700ライセンスのkintoneを導入しており、2022年から利用を開始しました。
kintoneの本格運用は2024年度からスタートしており、県職員が自らアプリを作成し、業務改善を進めています。
今回の取材では、特に福祉関係部署での医療施設台帳管理や、全庁的なプラグインの活用事例についてお話を伺いました。
タブ表示プラグイン、条件付き入力制御プラグインの利用について:
タブ表示プラグイン
導入目的
従来、医療機関の台帳管理は紙で行われており、更新のたびに手書きで書き足す必要がありました。
台帳には70年〜80年分の情報が記載されていることもあり、紙を継ぎ足したり、手書きのため読めない文字が発生するなどの課題がありました。
また、施設の種類ごとに異なる様式が必要で、紙とExcelの両方で更新作業が発生するなど、煩雑な状態でした。
kintoneでこれらの情報を電子化するにあたり、大量の項目を整理し、ユーザーが直感的に操作できる画面にする必要がありました。
導入効果
膨大な情報を記録する必要がある医療機関の台帳管理アプリにタブ表示プラグインと条件付き入力制御プラグインを導入しました。
アプリを使い込めば使い込むほど項目が多くなりがちなkintoneにおいて、視認性を向上させる手段は必須なため、タブ表示プラグインは不可欠な存在になっています。情報によりアクセスしやすい構造を作るためにも、タブで整理することは重要な要素になっています。
条件付き入力制御プラグインは、施設の種類（診療所、助産所など）によって入力項目を自動で切り替えることで、入力ミスを防ぐことができます。意識せずに必須や非表示が切り替わるため、マニュアルを見なくても使えるようになった点も大きいです。
これらのプラグインにより、ユーザーは常に最新の情報にアクセスできるようになり、電話での問い合わせにも即座に対応できるようになったほか、紙での管理で発生していた「まとめて更新する」といった非効率な作業がなくなり、業務の即応性が向上しました。
自動採番プラグイン、一覧個別指定プラグイン、条件付き書式プラグインの利用について:
自動採番プラグイン
導入目的
医療施設の情報をkintoneに移行する際、各施設に重複しない固有の施設番号を付与する必要がありました。
当初、この採番はExcel台帳を用いて手動で行っていたため、複数の保健所の担当者が同時に作業すると番号が重複してしまう恐れがありました。
また、手動入力は手間がかかるため、現場の職員から「自動化できないか」という要望が多く寄せられていました。
導入効果
自動採番プラグインを導入したことで、施設番号の自動付与が実現しました。これにより、番号の重複を防ぐことができ、手動での管理作業から解放されました。
また、手動入力の手間がなくなったことで、現場の職員からの抵抗感もなくなり、kintoneの導入がスムーズに進みました。職員からは、「紙管理に比べ、いつでも最新情報が見られるようになった」と好評です。
一覧個別指定プラグイン
導入目的
県全体で700ものkintoneライセンスが利用されている中で、利用ユーザーの所属や状況も様々です。医療機関の台帳アプリも、複数の保健所の職員が利用していますが、全件表示の一覧画面では必要な情報を見つけるのに時間がかかり、使い勝手が悪いという声が上がっていました。
導入効果
一覧個別指定プラグインを導入したことで、各職員が所属する保健所ごとに、最初に表示される一覧画面を自動で絞り込めるようになりました。これにより、ユーザーは自分の担当する情報にすぐにアクセスできるようになり、検索の手間が省けました。
この機能は特に評判が良く、大規模な組織でのkintone運用において、非常に効果的なプラグインであると実感されています。
条件付き書式プラグイン
導入目的
医療機関等の管理において、情報の視認性向上と業務効率化が課題でした。施設台帳の管理を行う上で、特に特定の条件下でレコードの表示方法を変え、視認性を高める効率化を行いたいといった要望がありました。
導入効果
条件付き書式プラグインは、とくに施設台帳の使用感を向上させるために利用しています。
「廃止」施設を一目で判別できるようにするため、医療機関や施設の台帳アプリにおいて、廃止された施設の情報が一覧画面で灰色網掛けで表示されるよう設定しています。
これにより、ユーザーは膨大な施設リストの中から、現在有効な施設とすでに廃止された施設をレコード詳細を見ずとも、瞬時に見分けることができ、業務の効率化につながっています。
手書き2プラグイン の利用について:
導入目的
保健所では、医療機関への立ち入り検査業務において、複写式のカーボン紙を用いて検査内容や指導事項を記録していました。
この際、検査結果を相手に渡し、署名をもらうことが必須でした。
kintone導入後も、「署名」は相手に確認をしてもらった、という証拠として必要とされており、電子化するにあたって、紙での署名と同等の機能をkintone上で実現する必要がありました。
導入効果
手書き2プラグインを導入したことで、タブレット端末などで直接署名をもらい、その画像をkintoneのレコード内に保存できるようになりました。署名データは相手にお渡しする書面に印字するよう設定しており、モバイルプリンターによる印刷かPDFでの送付が可能となり、交付作業をkintoneで完結することを可能にしました。
今後は図面データへの書き込みなど、別角度での利用も検討されています。
