カナディアン・ソーラー・ジャパン株式会社 様 / 案件・工程管理システム
目次
kintone導入の経緯:
kintoneを導入した経緯をお聞かせ下さい
以前は工事業者との電話やり取りを文章にして記録していなかったため、意思疎通のズレがあり手配のミスが発生していました。Excelで情報共有をしていましたが、ファイルの更新が行われてもどれが最新版か把握しきれていませんでしたし、Excelではファイルが破損してしまえばそれで終わりです。社員それぞれが分散した情報管理では限界を感じていました。
そこで、Excelで管理していた部分のkintoneへの置き換えを考えました。
kintoneのカスタマイズをご検討されたのはなぜですか？
そこで、Excelで見積書を作る時に顧客情報をkintoneから取得して、見積書を作成したら自動的にPDF化し、PDFと見積内容をkintoneにアップするというカスタマイズを提案頂き、カスタマイズをお願いしました。
この運用がある程度軌道に乗った頃、さらに見積書作成時には別システムから出力されるコストシミュレーションデータとkintoneにある部材データを利用するカスタマイズ開発をお願いし、Excelとkintoneとの連携を実現させました。
課題:既存システムと併用しつつ業務のシンプリフィケーションを実現したい。 利用する誰もが抵抗なく使える分かりやすいシステムを希望
・Excel、グループウェア、既存システムと情報管理が煩雑で最新情報を把握できていない。
・協力会社から1週間単位でもらう情報をExcelにその都度同期するため情報のタイムラグが発生。
・一つの工事に関わる人物が多いため、どの関係者にも利用しやすいシステムにしIT化を推進したい。
第一フェーズカスタマイズ
・Excelで見積書を作成する際に、kintoneから顧客情報・材料情報などを取得。
・お客様に提示した見積書をPDF化し「見積管理」アプリに自動登録
・「申請/工事管理」アプリは見積の他に電力申請及び工事情報を一元管理
第二フェーズカスタマイズ
・既存システムで作成したデータをコストシュミレーション用にExcelへ自動作成。
・同時にkintoneから顧客情報・材料情報などをコストシュミレーションと自動連携。
・コストシュミレーションし作成した見積書をお客様に提示しPDF化したものを「見積管理」アプリに自動登録。
・「申請/工事管理」アプリは見積の他に電力申請及び工事情報を一元管理。
成果:工事に関する国への申請書類から部品の発注情報まで 情報が一画面に集約されたことにより、 お客様からの問い合わせにもスピーディーに対応
・kintoneでリアルタイムで情報を管理出来るようになり、誰もが最新情報を把握出来るようになった。
・カスタマイズにより既存システムで作成した見積書がkintoneに自動登録され一連の業務の流れがシンプルに。
・工事情報の一元管理が実現。他部門の業務の流れが可視化され、社内の横の繋がりが強化された。
kintoneでどのような業務改善が図れましたか。
工事の現地と物流の納品期日の認識のズレが生じてしまうと、実際納品する日に現地に無人となりせっかくの物品が再配達になってしまいます。
今ではkintoneに最新情報を登録することで、kintoneが常に物流の軸となっています。
再配達に高額の費用を掛けていたものが、現地に100%確実に物品を届けることが出来るようになり、コストの大幅削減にも役立っています。
今後の活用についてお聞かせください。
特にシステムに詳しいわけではありませんでしたが、業務をシステム化するのにkintoneは抵抗なく取り掛かることが出来ました。これは使っている各々も感じていることだと思います。
ベトナムの現地委託スタッフにシステムをレクチャーするのも短期で終わり、現地にシステムに詳しいスタッフを置く必要ないのもクラウドシステムならではのメリットでありkintoneだから出来たことです。
今回2回のカスタマイズをお願いしましたが、ジョイゾーさんは全てをシステム化することより業務フローがシンプルにスムーズに運ぶことを念頭にシステム提案をして下さいました。こちらの要望を聞き入れさらに良い方法を模索してもらえたからこそ納得のいくシステムが完成したと思っています。
今回のkintoneによるシステム化によって大幅な費用・労働時間削減が実現されました。各部門が抱えている問題をkintoneで解決出来れば同様な改善が見込まれます。
まずは各営業所に対してkintoneを展開していければと思っています。
主なカスタマイズ内容
・Excelからkintoneのデータ取得/データアップロード
・自動採番
・レコード一覧の文字色変更
