星のや東京 様 / 予約管理システム
目次
経緯:システム39を利用した経緯をお聞かせください
私たちは2019年で開業105年目を迎える、星野リゾート運営の「塔の日本旅館」です。「日本旅館」という、日本が誇る素晴らしいホテルの分野を、より進化させて世界に発信するため、「和」にこだわったさまざまなサービスを展開しております。
私たち星野リゾートではお客様の快適な旅をサポートするために、「レストランアレンジ」というサービスを行っています。
これは当グループが運営している以外の飲食店様を対象に、価格帯や料理のジャンル、エリアなど、お客様のご要望に合ったレストランを私たちが代行して検索し、予約までを行うというものです。予約完了後は、お客様に予約日時や店舗、人数やキャンセル規定などを記載した「予約確認書」をお渡しています。
これまではレストランの詳細情報や予約条件、キャンセルポリシーなどをひとつのデータにまとめ、それをグループ本部で一括管理していました。今年の4月から各施設ごとに管理することになり、本部から当旅館周辺のレストラン情報をスプレッドシートで渡されたのですが、そこで大きな課題を抱えることになり、ジョイゾー様のお力を借りることにしたのです。
課題と要望:検索・作成の時間を軽減し、膨大な情報を活用しやすいよう整理したい！
kintone導入前：
・スプレッドシートの情報量が多いため、条件のソートにも時間がかかっていた
・予約代行に必要な情報が複数のスプレッドシートに分かれているため、使いづらく情報もうまく活用できなかった
・スプレッドシートを見ながら手入力で予約確認書を作成しなければならず、転記ミスの恐れがあった
成果:課題解決だけでなく、さらなる業務改善の可能性も見えてきた！
システム39を利用してみていかがでしたか？
打ち合わせのほとんどはテレビ会議でした。初回の打ち合わせの段階でデータをお渡ししてアプリを作ってもらい、その後スタッフへのオペレーションを考えながら開発を進めていただきました。
スプレッドシートやkintoneのインターフェイスを共有しながら「ここはもっとこうしたい」など意見を出すことができたので、やり取りもスムーズでしたね。
今回はスタッフ管理用の「宿泊者管理アプリ」「レストラン検索アプリ 」「レストラン予約アプリ 」の3つを作っていただいたのですが、いずれも検索ソートが早く、情報も見やすいので、作業効率は高くなったと感じています。
またアプリ内で選択した情報を、ボタンひとつで予約確認書に反映し印刷できることも、満足していることのひとつです。これまで複数のスプレッドシートを見ながら、各項目を手入力していましたが、こうした手間がかからず、また転記ミスも防ぐこともできるからです。
その他、オペレーションの部分やCSVの取り込みの部分などでも相談に乗っていただき、とても助かりました。
kintone導入後：
スプレッドシートの内容を3つのアプリに移行
・ソートの速さを改善
・情報が整理されて見やすさアップ
・予約確認書の作成工数を削減し転記ミスも防止
今後ジョイゾーに求めることについてお聞かせください。
実は今回の打ち合わせでは、お客様とのやり取りの進捗などもkintoneのアプリで管理できるとご提案をいただいていました。私たちとしても、ここだけで一括管理できるというのはとても魅力的でしたが、オペレーションが複雑になるのではと思い、相談したところ、「全てをkintoneで行うことが良いわけではない」とおっしゃっていただき、今回は実装しなかったという経緯があります。
このように、課題をしっかりヒアリングしてくださり、私たちの状況に合った業務改善のご提案をしてくださることはとてもありがたいことです。
今後の進捗次第では、当旅館で開発したアプリを星野リゾート全体で横展開することもひとつだと考えています。ぜひ今後とも、課題解決のためのより良いご提案をよろしくお願いいたします。
